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株式会社丹青研究所 ZAC導入事例
- リサーチ・調査・シンクタンク業
- 従業員数〜30名
- プロジェクト別収支管理
- 月締め業務の早期化
- スピーディな原価計算
- 関東地方
月の締め処理が「丸2日間」短縮、
管理側・ユーザー側の双方が効率的な職場へ
旧システムからZACへスムーズに移行
“以前は経費精算、勤怠管理のチェックだけで1週間は時間を取られていました。それがZACを導入してから、経費精算は一日で、勤怠管理は半日で終わるなど大幅に短縮できました”
──経営管理室・室長 佐藤 利洋様
- ディスプレイ業界を代表する企業・株式会社丹青社のシンクタンクとして、1984年に誕生した株式会社丹青研究所。文化施設に特化した国内唯一の研究機関である同社は、長年課題だった非効率な業務環境の改善を目的にZACを導入しました。
- ZAC導入以降、旧システム利用時と比較して「経費精算処理の効率化」「残業時間の削減」「書類削減による職場のクリーン化」など、劇的な変化が起きました。クラウドERP ZACの導入で労働環境がいかに変化したかについて、経営管理室・室長の佐藤 利洋様にお話を伺いました。
- オロ：丹青研究所様の事業内容を教えてください。
- 佐藤様：当社は株式会社丹青社のグループ会社で、ディスプレイ業界初のシンクタンクとして設立されました。「21世紀に求められる文化空間のあり方を追求する」専門機関として、博物館や美術館などの基礎調査・コンサルティング・情報サービスを展開しています。現在は商業施設もその対象に含んでおり、博物館や美術館と同じように情報収集・アウトプットを行っています。
「領収書を撮影し、メールで転送」
システムの老朽化と非効率さが課題
- オロ：ZAC導入以前の業務管理の方法と、当時の課題について教えてください。
- 佐藤様：それまでは、親会社が自社開発したシステムで業務管理していました。案件管理や個別原価管理ができる仕組みでしたが、大規模な開発ができず、仕組みの老朽化が課題になっていました。また、経費精算や勤怠管理、ワークフロー機能が備わっておらず非効率な業務環境になっていました。
- 例えば、経費精算をする場合、領収書を受け取ったら写真撮影してメール添付し、自分の上長へ転送、さらに上層部に転送して、最終的な結果が経営管理室に送られる。そのようなやりとりが全社員毎月行われ、経営管理室は、2・3日メールの経歴を追いかけて申請漏れがないかチェックをしていました。最終的な結果は出金伝票としてシステムに目で見て転記する必要があり、そこだけで1日程度要していました。コロナ禍の頃は、契約書や見積書をメールで添付・送信し、決裁者の承認後に経営管理室が代理押印を行うために出社する手間も発生していました。
- 勤怠管理に関しては「誰がどの案件で何時間動いたか？」といった工数情報を、従業員各個人がExcelの縦横表で入力し、管理側が一人一人労務単価と掛け合わせ案件ごとの労務費を計算していました。誰かのミスが起きると手動での再計算が必要で、申請側・管理側ともに負担がかかっている状況が続いていました。
- オロ：システムリプレイスを検討されたきっかけについて教えてください。
- 佐藤様：親会社でのシステムのリプレイスを契機に、丹青研究所も会社自身でシステムの検討を始めました。独自システムの導入に当たっては、先ほどお話しした業務の非効率さの改善も実現したいと考えていました。
- 新システムの検討にあたり重視した点は、旧システムで実現できていた「案件管理・個別原価計算の機能」を備えているシステムでありつつ、当時課題になっていた「経費精算・勤怠管理・ワークフロー」の機能も紐づいて管理できることです。データを確認する管理側も、データを申請・入力するユーザー側もお互いに負荷が減少し、当社の新しい基盤となるようなERPを探していました。
- オロ：ZACを選定された理由は何でしょうか？
- 佐藤様：実は、ZACについては、同じグループ傘下の会社が既に導入しており、その実績から社内でも候補として名前が挙がっていました。
- 私の方でもERPについて情報収集・調査を行いましたが、「個別原価計算」に対応できないものが大半で、対応可能なものは大規模なERPとなり価格面でマッチしませんでした。当社は法令要請もあり、案件別の個別原価計算への対応が必須である中で、ZACは「中小企業向けでありつつ、個別原価計算がしっかりできる」ことから、私たちが求めているシステムにピッタリ合っていました。
ZACによる業務効率化で、管理側も従業員側もストレスフリーに
- オロ：旧システムから環境がガラリと変わったかと思いますが、導入後に使用していて違和感や変化に対する不満はなかったのでしょうか？
- 佐藤様：その点心配はありましたが、ユーザー側は大きな違和感もなく使用開始し、浸透することができました。ZACの案件ごとに利益管理を行う画面項目が、旧システムで管理していた区分と奇跡的に多くの点で一致していたことが大きいと思われます。
- 従来と同じ管理方法で原価管理を行え、案件毎の利益に対する計画方法や考え方がジャストフィットして、違和感なく受け入れることができたのだと思います。
- オロ：ZACは、クリエイティブ・制作業界やコンサルティング業界向けに開発してまいりましたが、それがうまく丹青研究所様と噛み合ったようで何よりです。
- ZACを導入されたことで、どのような改善効果がありましたか？
- 佐藤様：まず、経費精算処理の所要日数が変わりました。冒頭でお話ししたようにこれまではメール転送を行っており、申請漏れの確認もあったため全て承認に至るまでに2日ほどかかっていたのですが、現在はチェックを含めて1日で完了しています。
勤怠管理に関してはより大きな変化があって、どんなに早くても2、3日はかかっていたExcel集計の手間が一切なくなり、半日で終わるようになりました。以前は完了した案件に勤怠情報を誤って登録するミスもありましたが、今はZACが強制的に登録できないよう制御してくれています。
月末から5営業日ぐらいまでは、月次処理が締まらないという状況だったのですが、自然と早くなって、今では3営業日までに全て締まるようになりました。 - 残業時間にも大きな変化がありました。月の残業時間が45時間を超えないことが当社では一つの指標だったのですが、過去のExcel入力では月中の残業時間の把握が難しく、繁忙期では月に5、6人程度が指標の時間を超えているときもありました。
ZAC導入後、各社員それぞれが稼働時間を日々登録し、残業時間が積み上がっていくと、メールでその状況が自動連絡されるようになりました。上長が社員の残業時間を都度把握できるようになり、その時点で業務を見直せるため、その機能は非常に喜ばれました。今では月に1、2人程度が指標の残業時間を超えるかどうかと、目に見えて指標時間の超過を減らせています。 - 他にも案件データや経営情報がタイムリーに確認できるようになりました。旧システムでは、案件データの集計やサマリを直接出力できず、一度全件を出力してからExcel上で集計を行って状況を確認する必要がありました。計算と集計が必要なため、案件データを見て経営状況が今どのような状態なのかを把握するのには、経営管理室での作業の後となっていました。
- この点については、BIツールである「Amazon QuickSight」との連携オプションを活用しています。ZACとBIツールをAPIで連携することで、ZACの案件データなどを元に日次でBIツールを更新できるようになり、会社全体の経営指標をリアルタイムで表示可能になりました。指標としては、年間の売上・利益目標との対比や、全社の着地見込の数字などを管理しています。現場のメンバーとしては、個別案件の進捗状況を一覧で確認することにも活用しています。経営陣からも「知りたい時に会社情報がすぐわかる」と喜びの声が上がっています。
- オロ：従業員のみなさんからの具体的な反応や感想で、印象に残っているものはありますか？
- 佐藤様：切り替えのタイミングの話になりますが、今回電子帳簿保存法に対応する経費精算の「スキャナー保存機能」も導入させていただきました。使用する上でマニュアルを制作したのですが、新しいシステムを導入する以上「ここがわからない」という質問がたくさん来るだろうなと思っていたところ、予想に反し質問は多くありませんでした。そのくらい、ZACのユーザーインターフェースが直感的だったのだと思います。
- また、ZACを導入したことでペーパーレス化につながりました。これまではExcel伝票を印刷し、領収書を貼り付けて、その書類を回付してハンコを押して、、、これまでは必要だったそんな手間が一切なくなりました。各個人のデスクが領収書や書類で溢れていたのに、ZAC導入によりスッキリなくなった光景が職場に広がりまして、
- 「研究所って、こんなに広かったんですね」
- 従業員からもらったそんな一言がとても印象に残りました。
- オロ：さまざまな面で貢献できたようで、我々としても大変嬉しく思います！ありがとうございました。
ZACの機能や価格を詳しく知るなら
ZACはIT、クリエイティブ、コンサル業をはじめとした知的サービス業を中心に1,000社を超える企業様に導入いただいています。
製品パンフレットで導入メリット、詳しい機能をご覧ください。
株式会社丹青研究所 会社概要
- 事業概要：
- 日本唯一のミュージアムのシンクタンクとして創設。約40年の歴史の中で、国内約9,000館のミュージアムの情報収集と研究、エコミュージアムの日本への紹介と地域活性化事業の推進などの文化財の保存環境整備など、専門性の高い仕事を行ってきました。近年は国際的な文化観光の調査研究にも分野を拡大しています。
- 所在地：
- 〒108-0075 東京都港区港南1丁目6－41 芝浦クリスタル品川10階
- 設立：
- 1984年4月
- 社員数：
- 17名（2024年6月時点）
- インタビュー協力：
- 経営管理室 室長 佐藤 利洋様
