株式会社ペンシル

成長する組織にふさわしい、新しい業務管理の仕組をZACで構築

"ZAC導入によって社員の意識が変わりました。ZACは、スタッフひとりひとりが経営を"自分ゴト化"できる、いいきっかけのツールになると思います"
──株式会社ペンシル　代表取締役社長COO　倉橋美佳様

: 大手企業・有名企業のWEBサイトコンサルティングで目覚ましい成果をあげ、業界でも一目置かれる存在の株式会社ペンシル。同社は11期連続黒字、売上21億を超えるなど順調な成長を続けていますが、古くからの業務管理方法が発展に追いつかず、社内ではさまざまな課題が発生していました。成長を支える新たな業務管理ツールとしてZACを選定した理由と効果について、代表取締役社長COO・倉橋様、取締役・森田様にお話を伺いました。

独自に積み上げた成功事例、ノウハウを顧客に還元できることが強み

オロ：ペンシル様の事業内容を教えてください。: 倉橋様：クライアント企業のWEBサイトを分析し、売上や成約をアップさせるためのWEBコンサルティングを行っています。コンサルティングといっても戦略立案やコンセプトメイクだけでなく、プロモーション、システム開発、制作、運用、分析・解析まで総合的にサポートしています。業界ごとの専門性、特殊性に対応するため、通販や不動産など業界に特化したチームを組織していることも当社の特徴です。
オロ：WEBコンサルティング会社としての強みを教えてください。: 倉橋様：WEBで成果を出すための成功法則を余すところなくお客様に提供できるところが当社の強みだと思います。当社はコンサルをして終わりではなく、サイト更新、メルマガ配信、キャンペーン実施などサイト運用まで行うので、そこで得られた経験を成功も失敗も含めてノウハウとして積み上げられるのです。これらのノウハウを「成功シート」という形にまとめていて、現在はバージョン9.0、チェック項目も576まで増えました。こういった地道な取り組みが、長期継続のお取引やクチコミでのお客様紹介につながっているのではないかと思います。

5年間で売上規模が2倍にこれまでの業務管理が限界を迎える

オロ：ZAC導入前の課題を教えてください。: 森田様：会社の成長にともない、組織の状況が年々見えづらくなっていたことが課題でした。以前は業務管理を各部署の裁量に任せていたため、各部署がバラバラのやり方、ツールで管理をしていました。その結果、経営層や経理がほしい情報を集めるのに複数のExcelを開いたり、関係者に確認をしたりと、いちいち手間がかかっていたのです。; たとえば、クライアント向けの請求書発行は経理で行いますが、請求金額の情報が1か所に集約されていないので、共有サーバー内のExcelを探したり、担当者に見積書をメールで送ってもらうなど苦労して請求情報を集めていました。; 売上管理では各部署に実績と見込を報告してもらい毎週集計していましたが、情報の取りまとめが間に合わず先週と同じ報告をする部署があったり、そもそも担当者が提案中の案件情報を共有しないといったこともあり、不正確な売上見込となっていました。; 倉橋様：利益に関しても「この売上ならこれぐらい利益を確保できるだろう」とだいたいの予測はできていましたが、年々実績とのギャップが目立つようになりました。以前はほぼ一定だった利益率も、提供するサービスが増えたことでバラつきが生まれていたのです。; 5年前に比べて売上が2倍になるなど、当社の事業規模が大きく変わったことで、これまで通用していた業務管理が限界を迎えていたのだと思います。そこで、業務効率化と経営判断の精度をあげるため、全社統一のシステム、データベースを導入しようという判断になりました。

一般的なシステムは、WEBコンサルティングの業態にフィットしない

オロ：ZAC導入の理由を教えてください。: 森田様：実はZAC導入以前に、ある販売管理システムの導入を検討していたのですが、「今より少しマシになるだけで、結局やりたいことが半分しか実現できないよね」と社内の反対にあって見送った経緯があります。; その時検討していた販売管理システムは「商品を仕入れて売る」業種を想定した一般的なシステムで、在庫管理などモノを中心とした業務プロセスが組まれていました。しかし、当社が売るものはサービスなので在庫管理の必要がなく、また、売上に対して複数の原価をひもづけられるような概念、機能が必要だったのです。その点、ZACはサービス業向けに作られたシステムだったので、デモを見た段階でやりたいことがほぼ実現できそうだという確信がありました。; 倉橋様：当社とお付き合いのある株式会社カヤック様がZACを導入していたことも好印象でした。カヤック様は当社と同じような業態ですし、カヤック様のようにエンジニアの方が多い組織がZACという社外システムを使っている事実にも安心感がありました。あとはZACがmacOSで使えることもポイントでしたね。当社のPCはすべてmacなので、ITインフラを一切変えることなく運用できる点が決め手でした。

ZAC導入により事務負担が軽減、クライアントワークに専念できる

オロ：ZACの利用方法を教えてください。: 森田様：見積作成のタイミングからZACに入力を行い、その後の業務（受注、発注・仕入、売上計上、請求、債権・債務管理）をすべてZACで行うようプロセスを変えました。それまでの見積書はExcelだったり、提案書内に金額を書いたものだったりと部署ごとにバラバラの状態でしたが、ZAC導入を機に見積書のフォーマットが統一され、システム内に一元管理されるようになりました。; 業務プロセスの始まりから終わりまで、すべてをZACで行うようになってから、事務処理の漏れも防止できるようになりました。ZACでは案件を登録してはじめて見積書や請求書作成が可能になるフローなのですが、案件登録のタイミングで受注予定日や売上予定日、請求予定日、入金予定日も入力しておく仕組みになっています。バックオフィス側は、この予定日を基準に案件担当者にリマインドをかければよいので、最初に情報を入力しておくことで作業漏れが無くなるという安心感が生まれました。; 倉橋様：スタッフの中には事務処理をきっちりできるタイプもいれば、そうじゃないタイプのものもいます。ZACが事務処理の部分をカバーしてくれるので、工数が削減された分お客様のために使える時間が増え、コンサルティングやプロデュースなど、クライアントワークにより専念できるようになったのではないかと思います。

期末ギリギリに焦ることがなくなり、計画的な営業活動が実現

オロ：スタッフのみなさんはZACをどう活用していますか？: 森田様：たとえば、サービスによっては毎月売上が発生するものがあるので、そういった案件は1年分の売上見込をあらかじめZACに登録しておくのです。その固定分を見込んだ上で、売上目標に足りない数字をZACで確認し予算達成に向けたアクションを取る、といった活用は日常的にされています。; 倉橋様：当社では新規案件は営業部門が取ってくるので、ZACの数字をチェックした各部署が「今期中にあとこれだけ新規案件を取りたい」とか「この業界のお客様を探してほしい」と営業部門にリクエストするんですね。営業部門はそれを受けて「業界向けの営業セミナーをこの時期に集中開催しよう」といった種まきを企画します。以前は期末ギリギリになって焦り出すという状態が目立ちましたが、今では先を見据えて各部署が計画的な行動を取れるようになりました。

ZACの数字によって、各部署の強み・弱みがはっきりとわかった

オロ：倉橋様はZACをどのように活用していますか？: 倉橋様：2週間に1回のタイミングで、売上計上された案件のデータ（売上、原価、利益）をすべてチェックしています。代表に就任する以前は現場でマネジメントをしていたので、利益率が低い、外注費が多いなどの数字から、こういうケースは大体クライアントに満足していただけてないなど、表に出ていないいろいろなリスクが想像できるわけです。そういった場合に担当者に声をかけてアドバイスをしています。; ZACの数字をベースに課題を特定した状態で会話ができるので、具体的な改善策の議論に多くの時間を使えるのは大きいですね。以前は各部署の営業アシスタントが数字を取りまとめていましたが、今はZACがあるので全部署統一のデータをすぐに取り出せますし、数字という共通言語があるので各部署とのミーティングもすごくスムーズになっています。
オロ：ZACによって、新しい発見や気づきなどはありましたか？: 倉橋様：当社には、コンサルティング、プロモーション、システム開発、制作、運用、分析・解析というサービス6本柱がありまして、ZACに案件を登録する際、それがどのサービス分野にあたるかを入力しています。面白いことに、このサービスセグメントとその他データの関連を見ていると、部署ごとに「プロモーション案件の受注が多い」「制作案件での利益が少ない」など、強みや弱みの傾向がかなりはっきりと見えてきたのです。; お客様に統一サービスを提供するため、すべての部署でサービス6本柱のクオリティを均質にすることが理想なので、ZACによって各部門の弱点が発見できたのは大きかったですね。「この部署は制作機能をもっと強くしよう」とテコ入れのため部門間でスタッフを異動させるなど、組織づくりにもZACのデータを活用しています。

ZACは、社員ひとりひとりが経営を"自分ゴト化"するきっかけになる

オロ：最後にZAC導入プロジェクトをご評価ください。: 森田様：経営企画部門では、これまで社長や部署マネージャーからさまざまな業務データの提供を求められてきましたが、希望のものを出せなかったり、出せるけれども時間がかかったりということが数多くありました。今ではZACから簡単にデータを取り出し、スピーディに分析、提供できるようになったので、その工数が大きく削減されています。社長や部署マネージャーの不安を取り除けるような経営データを、より多く、より速く提供できるようになったのは素晴らしいことだと思います。

倉橋様：私は2016年6月からペンシル代表に就任していますが、それ以前は部署マネージャーとして、数字を集計する専任スタッフをそばに置き、部署の数字を見ながらマネジメントをしていました。ZAC導入によって、今では全社レベルで統一された正確な数字が簡単に入手できるので、部署を率いていた当時の手法や感覚を経営者という立場になっても活かすことができています。20年以上ペンシルを率いてきた、経営者としての手腕に優れた前任者（現・取締役会長覚田様）にはまだまだ足元にも及びませんが、現場感覚を持ったリーダー的なスタンスで、私らしいマネジメントができるようになったのは、ZACのおかげだといってもいいと思います。

ZAC導入によって「数字が上がっているね」とか「今こういうアクションをとらなきゃね」とか、社員の意識が変わったこともすごくよかったと思います。ZACは、スタッフひとりひとりが経営を"自分ゴト"として捉えるいいきっかけになるのではないかと思います。新体制にもなりましたし、経営層だけでなく、スタッフ全員で新しいペンシルをつくっていく基盤として、これからもどんどん活用していきたいですね。

オロ：本日はありがとうございました。

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