共同ピーアール株式会社

ノンカスタマイズのクラウドERPで
経営課題を解決
年間15,000枚の紙帳票を電子化し、
労務費含む案件損益を可視化

“労務費・間接経費を含んだ案件損益を、すべての社員がZACで簡単に確認できるようになりました。労務費をほとんど意識することなく営業活動を行っていた以前の体制から大きく進歩しています。”
──取締役コーポレート本部長・信澤勝之様

: 国内最大規模の総合PR会社である共同ピーアールは、基幹業務システムとしてZACを導入しました。紙帳票を中心とした業務フローから、ZACをベースにした業務フローに改めることで、経理業務の効率化、労務費・間接経費も含めた案件損益管理の実現など、様々な業務改善を実現しています。ZAC導入の理由や導入後の効果について、取締役・信澤勝之様、財務経理室室長・鈴木千佳様にお話を伺いました。

日本のPR会社のパイオニアとして、
総合的なコミュニケーションサービスを提供

オロ：事業内容について教えてください。

共同ピーアールの皆様

信澤様：PR戦略の立案から実行までをワンストップで行う、統合的なコミュニケーションサービスを提供しています。クライアント専任チームに、危機管理、海外PR、デジタルコミュニケーションなど、高い専門性を有する専門チームが連携し、企業や商品のブランド価値を高める活動に取り組んでいます。

主な業務の1つに、新聞・テレビ・ラジオ・雑誌・Webなど様々なメディアにクライアントの情報提供を行う「メディアリレーションズ」があります。現場から幹部層までが長年培ってきた重層的で強固なメディアネットワーク力は、弊社最大の資産と言えます。

おかげさまで創業から58年目を迎えることができました。これまで培ってきた「提案力」「経験」「メディアリレーションズ」を継承しつつ、情熱と創造性をもってお客様の課題解決に取り組んでいきたいと思います。

年間15,000枚を超える紙帳票の電子化、
労務費・間接経費を含んだ案件損益管理を実現するため、
システムリプレイスを決断

オロ：ZAC導入前の課題を教えてください。

信澤様：当社のバックオフィス業務には3つの課題がありました。具体的には「経理業務の効率化」「案件損益の見える化」「リモートワーク対応」です。

「経理業務の効率化」については、紙帳票をベースにした業務フローの改善が必要でした。以前利用していた販売管理システムでは、システムへの入力作業は営業から手書き帳票を受け取った経理が一括して行っていました。案件の受注時、外部企業への発注時、売上計上時など、案件に進捗がある度に手書き帳票が発生するので、経理は年間15,000枚近くの帳票をシステムに入力していたのです。

「案件損益の見える化」については、労務費・間接経費も含んだ案件の損益管理が必要でした。以前の損益管理は、売上から外注費・直接経費を引いただけのもので、営業は労務費をほとんど意識することなく営業・提案活動を行っていました。監査法人からは、労務費・間接経費も含めた案件別の損益管理を行うよう指摘を受けていましたが、以前のシステムではそれを実現できなかったのです。

「リモートワーク対応」についても、先程申し上げた紙帳票をベースにした業務フローからの脱却が必要でした。稟議申請・承認は紙帳票とハンコで行われていたので、決裁者も営業担当者もわざわざオフィスに出社して、申請・承認業務を行わなければなりませんでした。業務をスピーディーに回していくためにも、リモートワークができる体制を整える必要がありました。

ZACを選んだ決め手は「完成度の高さ」
パッケージのメリットを活かすため、一切のカスタマイズをせずに利用

オロ：ZAC選定の決め手を教えてください。

信澤様：パッケージ製品の5つの候補の中から、システム予算内に収まる製品として、ZACと製品Aが最終候補に残りました。2つを比較すると、ZACはある程度型が出来上がっている完成度の高いシステム、一方、製品Aは部品を組み合わせながら自分たちで型を作っていくシステムという印象でした。個人的には、作り込みの必要がないZACが良いと考えていましたが、最終判断はユーザーになる現場に任せました。

鈴木様：経理業務は法改正の影響を大きく受けるので、法律が変わる度にシステムのバージョンアップが必要になります。部品を組み合わせていく製品Aの場合、システムの仕組みが複雑であったり、作り込む過程でカスタマイズが発生する余地もあるので、バージョンアップが難しいシステムになる恐れがありました。経理としてそれはどうしても避けたかったので、カスタマイズをしなくても十分に利用できるZACを選びました。

信澤様：実際に、当社は一切カスタマイズをしないでZACを利用しています。パラメータ設定（※1）だけで業務にフィットしていますし、どうしても埋められないギャップは業務の方を変えることで対応しています。業務にシステムを合わせてしまうと逆に効率が落ちてしまうと考えているので、パッケージの良さを活かすため当初からカスタマイズしない方針を掲げていました。

※1 パラメータ設定：業種独自の業務管理ノウハウをパラメータ（設定機能）としてご用意しております。カスタマイズを行わず、業務ニーズに応じた最適な機能実装が可能です。
▼詳細については下記をご参照ください。
https://www.oro.com/zac/products/original.html

案件ごとにかかる直接労務費・間接労務費を把握するため、
ZACによる工数管理に新たに取り組む

オロ：ZACの利用方法を教えてください。ZAC導入により業務はどのように変わりましたか？

信澤様：紙帳票で行っていた営業から経理への情報伝達は、すべてZACに変わりました。受注、発注など、案件に進捗がある度に営業がZACに直接情報を入力します。これまで経理が一括して行っていた入力作業のほとんどを営業が行う形になりました。

社員にとって一番の大きな変化は工数入力です。以前はICカード式タイムレコーダーで出退勤時間を記録するだけでしたが、現在は業務時間の内訳を工数としてZACに入力しています。工数の記録は、案件ごとにかかった直接労務費や、各案件にコストとして配賦する間接労務費の算出に利用しています。

鈴木様：経理では、主に月次決算業務にZACを活用しています。社員が入力した内容を月末に取りまとめて、ZAC内のデータを会計仕訳に自動変換して財務会計システムに一括取り込みをするように変わりました。そのほか、ZACからエクスポートしたデータをExcel等で加工して、社内への報告資料として使用しています。

紙帳票の電子化により、
経理部門全員の作業工数が1人あたり1日1～2時間削減！

経営課題の解決に大きく貢献ZACの4つの導入効果

経理業務の効率化

年間15,000枚を超える紙帳票のペーパーレス化、請求書発行の効率化、会計仕訳の自動作成などにより、経理業務の大幅な効率化が実現

案件損益の見える化

労務費・間接経費を含んだ案件損益の見える化が実現。複数部門が関与する案件の利益移動もシステム上で容易に行えるため、より正確な管理会計が可能に

リモートワークの実現

社外からでもアクセスできるクラウド型のZACにより、販売業務・購買業務・経費精算・勤怠管理・申請承認がリモートで行えるようになり、スピーディーな業務が実現

作業工数の分析

作業工数をZACに登録することで、どの案件の、どの作業に、どのぐらいの時間をかけているか詳細な分析が可能に。業務改善のヒントが得られる

オロ：ZACの導入効果を教えてください。課題だった「経理業務の効率化」はどのように解決しましたか？

鈴木様

鈴木様：紙帳票をベースにした業務フローから、ZACを中心とした業務フローに変わったことで、経理業務は大幅に効率化しました。年間15,000枚近くあった紙帳票を経理側でデータ入力する必要がなくなったので、経理部門全員の作業工数が、1人あたり1日1～2時間は削減されています。

請求書も、以前は経理が請求金額をシステムに入力して1件1件発行していました。今は請求金額の元となる売上予定金額を営業がすでにZACに入力しているので、金額を確認して発行ボタンを押すだけになりました。また月末になると2営業日は請求書発行にかかりきりでしたが、ZACを導入してからはそこまでの時間はかからず、確実に効率化しています。

経理業務の効率化で生まれた時間は、新たな取り組みへの時間に充てられています。ZACを導入してから、案件の労務費と間接経費が簡単に集計できるようになったので、より正確な仕掛品金額の計算を毎月末に行えるようになりました。望ましい経理業務体制に移行している事を実感しています。

労務費・間接経費を含んだ案件損益を、
すべての社員がいつでも簡単にZACで確認できる

オロ：課題だった「案件損益の見える化」はどのように解決しましたか？

信澤様：労務費・間接経費を含んだ案件損益をZACで確認できるようになりました。案件損益は経理だけでなく、すべての社員がいつでも簡単に確認できます。これは大きな進歩だと思います。

ZAC導入以前は、月次が締まった後に、売上から外注費・直接経費を除いた部門損益を各部門に情報提供していました。その情報には労務費が含まれていないので、部門長は自部門の利益予算進捗を正確に知りたい場合、経理にわざわざ確認する必要がありました。今はZACによって、労務費・間接経費を含んだ部門損益がいつでも確認できますし、案件単位でも損益を把握可能になりました。部門長からは非常に便利になったと聞いています。

当社では以前から、複数部門が協力して手掛ける案件では、主部門から違う部門に利益をシェアする処理（利益移動・利益振替）を恒常的に行っていました。この利益移動、利益振替についても、ZACの「利益移動オプション」を使うことで簡単に行えるようになっています。以前は紙の申請書を書いて、集計担当者が利益移動の処理を行っていましたが、今はZACを使って担当者間ですぐに利益移動ができるようになっています。「利益移動オプション」を使えば案件損益を簡単かつ正確に見える化できることもZACを評価したポイントの1つです。

「紙・ハンコ」からの脱却でリモートワークが可能に。
電子申請なら案件損益を確認しながら的確な意思決定が行える

オロ：課題だった「リモートワーク対応」はどのように解決されましたか？

信澤様：「社外接続オプション（※2）」を利用して、社外からでもZACにアクセスできるようにしています。ZAC導入を機に、実物の紙帳票をオフィス内でやり取りする業務フローを改めたので、ほとんどの業務がリモートで行えるようになっています。

稟議申請・承認もすべてZACに置き換わりました。受注・発注・経費精算など、ZACで処理を行う度に、あらかじめ設定した承認ルートにそって自動的に電子申請が行われます。申請をする社員も、承認をする上席者も、申請・承認業務のためにわざわざオフィスに戻る必要がなくなりました。

今までの紙帳票の稟議だと、例えば「100万円の発注をしたい」という申請がきても、それがどのような案件で、発注すると案件損益がいくらになるかなどの情報は、別書類を参照しなければわかりませんでした。ZACの電子申請だと、案件情報や損益などすべての情報が紐づいているので、決裁者は申請内容を詳細に検討してから意思決定できるようになりました。電子申請については経営層からも評価が高いです。

※2 社外接続オプション（現　セキュリティオプション）：外出先や自宅からでもZACに安全にアクセス可能となります。専門知識や専用機器を必要とするVPN接続と異なり、簡単な設定で、特別な知識・装置を必要とせず、社外から安全な接続を可能とします。
▼詳細については下記をご参照ください。
https://www.oro.com/zac/function/option.html

ZACの工数管理により、
営業活動における「クライアントへの提案時間」の実態把握も可能に

オロ：その他に、ZACに対して社内からはどのような評価がありますか？

共同ピーアールの皆様

鈴木様：営業は経理に提出する帳票以外に、営業部内でも管理用の帳票を作っていました。今はZACで必要なデータが確認・出力できるので、二重入力がなくなっています。工数記録など新たな入力負担も確かにあります。しかしそれ以上に案件損益がすぐに確認できる、リモートで業務ができる、申請・承認の通知機能により、早期確認・早期処理ができるなどZACによるメリットは大きいと思います。

信澤様：以前、社長から「営業の提案時間を増やしたい、そのために営業の1日の活動状況を把握したい」とリクエストがありました。ZACの工数管理では、受注前の提案活動にかけた時間もしっかり記録しているので、部門ごとの提案活動時間をZACから出力して、社長に定期的に報告を行っています。会社としての取り組んでいることの成果や進捗が、定量的なデータでチェックできるのは良いと思います。

「ZACほどコストパフォーマンスに優れていて、
完成度の高いパッケージシステムは他にはないと思います」

オロ：オロのサポート体制について、ご評価をお聞かせください。

鈴木様：困った時に電話をすると、すぐにサポートの方が対応してくれるのでありがたいです。特に、月次決算作業中にどうしても今日中に問題を解決したい、といった時には本当に助けられています。ドライな対応をされると問い合わせそのものがしづらくなり、不満が溜まっていくと思うのですが、オロさんはしっかりサポートしてくれるので、とても満足しています。

オロ：ZACの導入について、総合評価をお聞かせください。: 信澤様：ZAC導入は十分に成功したと評価しています。今後は、案件の損益見込や工数記録など、ZACへのより正確な入力を定着させることが目標です。これが実現できれば、より正確な案件損益が把握できるようになり、マネジメントや業務分析、業務改善に活かしていけると思います。

信澤様

オロ：最後に、ZACの導入をお考えのみなさまにメッセージをお願いします。: 信澤様：ZACは非常に完成度が高い一方で、自社独自のカスタマイズを自由に加えていくことには制限があります。ですから、機能カスタマイズによりシステムを自社業務に合わせていくシステム導入方針ですと、ZACというパッケージの良さを活かせないと思います。; すでにある機能パラメータのON/OFFで自社業務にある程度フィットさせることはできるので、その範囲内で運用するのであれば、ZACほどコストパフォーマンスに優れていて、完成度の高いパッケージシステムは他にはないと考えています。

オロ：ありがとうございました。

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