株式会社KRI

案件進捗の見える化と機密保持の両立で
受託研究会社の「安定経営」を仕組み化

"案件情報をタイムリーに収集できつつも、各研究員に開示する情報は個別の案件レベルで制御したい。こうした要件に唯一対応できるのがZAC Enterpriseでした。"
──企画経理部長　小久保浩様

: 受託研究会社として2,000社を超える企業の研究開発を支援してきた株式会社KRIは、2011年、長年にわたって使用してきた基幹システムからZAC Enterpriseへのリプレイスを行いました。個別案件の情報にアクセスできる社員をシステム上で緻密に指定するなど、ユニークな活用方法を実践し、新たな機密保持体制の確立に成功しています。今回は同社の企画経理部長・小久保様に、ZAC Enterprise導入の理由やその効果についてお話をうかがいました。

約120名の研究員を擁する、民間の受託研究会社KRI

オロ：KRI様の事業内容を教えてください。

小久保様：KRIは、日本のみならず世界においてもユニークな存在と言える「民間の受託研究会社」です。幅広い研究分野にわたる約120名の研究員を擁し、R&D、技術トラブル、新規事業展開でのお困りごとに対して、研究・分析評価・調査などを提案・実施し、課題解決に貢献しています。

1987年の創業以来、日本の基幹産業を牽引するトップメーカー様を中心に2,000社を超えるお客様の事業を支援してまいりました。戦略策定から研究テーマ立案、研究開発、事業化・マーケティング、品質管理・アフターサービスに至るまで、お客様の事業・研究開発における様々なお困りごとを解決しています。

営業中案件のタイムリーな進捗状況が把握できない

オロ：ZAC Enterprise導入前の課題について教えてください。

小久保様：プロジェクトの進捗管理に課題がありました。特にまだ受注に至っていない営業中の案件に関して、今どんな案件が何本動いていて、いつ頃、いくらで受注できるのか。以前はこうした情報を社内からかき集めては表計算ソフトにまとめていたのですが、月1回の状況把握が精一杯なほど手間がかかるため、タイムリーな情報を把握できていませんでした。
オロ：案件の進捗をタイムリーに把握する必要があるのはなぜでしょうか。: 小久保様：KRIのビジネスは、広告業やシステム開発業などと違って、毎月毎年決まって発生する定期的な収益がありません。決まった得意先はあっても研究テーマは毎年変わるので、期初の段階ではその年度の売上や利益の予測を立てづらいのです。; だからこそ、経営を安定させるためには案件の営業状況をできるだけ早く把握して、スピーディーな対応を取る必要がありました。; 実際に案件管理ができるシステムを本格検討したのは、以前使っていたスクラッチ開発システムのサーバ保守切れのタイミングです。長年にわたってカスタマイズを重ねたシステムを新OSに対応させるには多額の改修コストがかかると判明したので、パッケージシステムを前提に選定を進めました。

個別の案件レベルで情報統制を行えるのはZAC Enterpriseだけだった

オロ：システム選定の際に重視したポイントを教えてください。: 小久保様：プロジェクト進捗管理のほかに重視したのが「機密保持」に関する要件です。KRIは研究開発の受託にあたって機密保持を徹底しており、各研究員はたとえ同じ部門の同僚に対しても、自分がどんな案件に携わっているかさえ話せません。; こうした背景から、システムによって案件情報の早期収集を実現しつつも、各研究員に開示する情報は個別の案件レベルで完璧に制御できる仕様にしたかったのです。選定当時5～6社のシステムを比較検討しましたが、こうした要件に唯一対応できるのがZAC Enterpriseでした。

見込み案件を受注確率で5段階評価し、受注予測に役立てる

オロ：ZAC Enterprise導入によって案件管理がどのように変わったか教えてください。: 小久保様：案件の進捗管理をすべてZAC Enterprise上で行うようにしました。営業中案件については受注確率別に「1：90％以上」「2：80％以上」「3：60％以上」「4：50％以上」「5：50％未満」と5段階のランクに分けています。担当者は案件進捗に変化があるたびZAC Enterpriseでランクの変更を行っています。; 部門責任者や取締役などのマネジメント層は、ZAC Enterpriseからこれらの情報をアウトプットして各案件の進捗や営業状況をタイムリーに把握しています。それまで月1回のタイミングでしか把握できなかった案件進捗が、自分の望むタイミングでいつでも簡単に把握できるようになったのは大きな変化です。; 経営者自身もZAC Enterpriseをかなり使いこなしていて、例えばお客様との面談に臨む前に、過去や現在どのような案件をいただいているかをチェックするなど、CRM的な用途でも活用しています。

「部門」「社員属性」「社員個人」を指定して緻密な権限設定を実施

オロ：案件の機密保持はどのように行われていますか。: 小久保様：経営企画部門や経営層はZAC Enterprise上のすべての情報にアクセスできますが、各研究員は担当している案件以外の情報を閲覧できないように制限をかけています。関わっていない案件については、ZAC Enterprise上で案件検索をかけても一切ヒットしないのです。; ZAC Enterpriseは情報の閲覧権限をかなり細かく設定できるので、毎月新しい社員が入るたびに、部門や社員属性、社員個人を指定して開示する情報範囲を設定しています。こうした権限設定機能は当社が求める情報管理に十分対応できていると思います。

ペーパーレス化で年間5,000枚の書類を削減、稟議承認時間は半分に短縮

オロ：その他のZAC Enterprise導入効果を教えてください。

小久保様：業務効率化という観点では、決裁業務の電子化（ワークフロー）の効果が非常に大きいです。

ZAC Enterprise導入以前は見積書決裁や受注決裁など、案件に関わるすべての決裁を紙書類で行っていました。そのため支社の書類は決裁者のいる拠点に送る必要がありましたし、決裁者が不在の場合は処理が止まってしまう状況でした。以前は決裁に平均4営業日程度かかっていましたが、ZAC Enterprise導入後は平均2営業日程度で済むようになりました。導入当初は受発注に関する決裁のみを電子化しましたが、その後オロのカスタマーサクセス担当の方から「文書管理機能」をご提案いただき、今では人事労務関連の申請や大型の物品購入申請をはじめ、社内の稟議はすべてシステム上で完結できています。結果として年間5,000枚近く紙書類の印刷・保存の手間を削減に成功しました。

またZAC Enterpriseの「ファイル管理機能」をあわせて利用することで、これまで物理的に保存していた紙の証憑類もすべてPDF化し、案件に紐付ける形でZAC Enterpriseに保存しています。かつては紙書類をファイリングした上で倉庫会社に保管を依頼していたので、監査対応時には大量の書類を取り寄せることもありました。現在はシステム上で検索をかければ必要な書類にすぐアクセスできますので、非常に便利になっています。

入退室履歴やPC起動ログをエビデンスとした出退勤管理を実現

オロ：KRI様は「働き方改革」にもZAC Enterpriseを活用されています。活用方法を詳しく教えてください。: 小久保様：KRIでは従業員の勤怠管理もZAC Enterpriseで行っています。出退勤時間の記録が自己申告にならないよう、複数のログデータから客観的な出退勤時刻を自動取得するカスタマイズを、働き方改革が話題になる前から実施しました。; 具体的には「カードキーの入退室時刻」「PCの起動時刻」「システムへのログイン時刻」の3つのデータをZAC Enterpriseに集約し、それらをエビデンスとした出退勤管理を行っています。3つの連続する動作が指定時間以内に行われないとエラーとなる仕組みになっていますので、出退勤管理の正確性はかなり高いと思います。こうした基盤を整えた上で、部門ごとの勤怠時間データを集計し、残業時間などをモニタリングしています。取り組みの結果、月間の平均残業時間は9時間となりました（2017年度実績）。; また各研究者はZAC Enterpriseから作業工数データを出力して、業務の振り返りに活用しています。当社の場合、お客様から依頼を受けた研究に時間を割くだけでなく、新たな技術の「タネ」につながる自主研究もしっかりと行う必要があります。こうした業務にちゃんと時間が投入されているかをZAC Enterpriseのデータで確認しています。

生産性向上のため、ZAC Enterpriseに蓄積したデータをフル活用していきたい

オロ：今後のZAC Enterprise活用の展望をお聞かせください。

小久保様：業務効率化という観点では一定の成果が得られましたので、今後は生産性向上、つまり、現状の従業員規模の中でいかに売上や利益を伸ばしていくか、という取り組みにZAC Enterpriseを活用したいと考えています。; 例えばここ数年、従業員1人あたりの生産性指標として「売上÷工数」のモニタリングを行ってきました。指標を見ると、生産性が高いと思われていた部門が案外そうでもなくテコ入れの必要がある、など組織に関する思わぬ発見がいくつかありました。; KRIはすでに2011年からZAC Enterpriseを使い続けているので、「売上÷工数」以外にも生産性指標になるデータや、指標の向上に相関関係のあるデータが大量に埋もれていると思います。今後、そうした過去のデータもフル活用しながら、さらなる生産性向上のためにZAC Enterpriseを利用していきたいと考えています。
オロ：ありがとうございました。

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