株式会社ヒミカ

「基本は紙書類」からの脱却
“紙書類ほぼゼロ”を実現した秘訣とは

“今までハンコを押して決裁していた書類は、ZACのワークフロー機能で電子申請・承認に置き換わり、圧倒的に作業が楽になりました。ZAC導入後は、契約書類など一部の書類を除き、事実上紙書類の決裁はなくなり、毎日20～30件発生していた処理から解放され、他の様々な業務ができるようになりました。”
──取締役管理本部長　高橋秀典様

: 1969年創業。地元・愛知県豊橋市への貢献を信条に、システムの受託開発からインテグレーター業務まで幅広く手掛ける株式会社ヒミカ。昔ながらの社内体制を刷新し、従業員にとって魅力的な職場環境を実現すべく、ワークフローと販売管理が一体となったERP「ZAC」を導入しました。同社の改革にどのようにZACが役立ったのか、その選定理由と活用方法について、取締役管理本部長・高橋様にお話を伺いました。

────　貴社の事業内容について教えてください。

高橋様01

高橋様：当社は、コンピューターのシステム受託開発をメインに、システムインテグレーターの業務も手掛けるシステム開発会社です。
弊社は、東三河と呼ばれる愛知県東部エリアの市町村役場の電算業務を行う目的で立ち上げられたため、地元地域への貢献を第一に、市町村役場が行う業務のアウトソーシングを中心に行ってきました。その後コンピューターの汎用化に伴い、民間企業に対するシステム開発も行うなど、地域への貢献範囲を広げています。

────　ZAC導入前の管理方法と課題を教えてください。

高橋様：ZACを導入するまで、決裁のための申請はExcelやWordで作成した書類を印刷して行っていました。書類に押印欄があり、ハンコを押してもらうために部署の中を回していくようなイメージです。見積書・注文書・発注書といったいわゆる営業に関わる書類全てと、残業申請や休日申請といった勤怠に関わる書類は紙でした。

申請は毎日20～30件ほどあり、さらに申請に関連する作業も多数あります。例えば見積書であれば、金額を社長に確認し会社印・社長印を押印後に返却する、といった作業を管理本部で行っていましたね。管理本部に耐え難いほどの大量の書類が回ってくるなど、紙のさばきが大変だったこともあり、何とかしたいという思いがありました。

高橋様02

────　ZACの導入を検討したきっかけは何だったのでしょうか。

高橋様：当時、弊社内で「昔ながらのオフィスや体制を刷新し、従業員にとって魅力的な職場環境にしなければならない」という話が挙がりました。オフィスは部署ごとにまとまっていた座席配置を撤廃しフリーアドレスにする前提だったため、紙書類を回覧する形式で行っていた決裁処理を続けることが難しく、稟議・決裁処理を電子化する体制への変更が必須でした。

決裁処理を電子化するにあたり、販売管理として利用していた自社構築の旧システム（レガシーシステム）も併せて刷新しようという話になりました。単純なワークフローの仕組みだけを内製化することも選択肢の1つだったのですが、トップの意向もあり、ワークフローと販売管理が一体になっているERPパッケージを検討し始めました。

自社構築ではなく、パッケージシステムを検討した背景は、システムの属人化を防ぎたいという点が一番大きいです。当時、弊社が販売管理に用いていたレガシーシステムは、完全に属人化していました。古いプログラムを誰も触りたがらなかったため、私自身がシステムを直していたほどです。また、弊社もシステムを開発してお客様に提供する事業を営んでいるため、自社システムのメンテナンスに工数をかけるのではなく、本業にリソースを集中させたいという思いもありました。

自社構築であれば、会社独自の文化などを反映できるメリットもありますが、属人化を防ぎ、本業に社内のリソースを集中させるために、パッケージシステムに業務や管理方法を合わせる方針としました。

オフィスの刷新がきっかけでしたが、それに伴い紙での決裁処理を変更する必要があり、最終的には旧システムの入れ替えにまで発展しました。

────　ZACの選定理由を教えてください。

高橋様：機能面と価格面の両面でZACが自社にマッチしていました。まず機能面では、販売管理とワークフローが一体になっており、見積書や注文書など営業に関わるデータの入力と電子申請が、同一システムで行えることが選定のポイントとなります。販売管理を中心とした安価なシステムも検討したのですが、ワークフローの点で機能が網羅されていませんでした。

また、ZACの販売管理の仕組みはIT業に特化されており、始めに案件を登録し、その案件ごとに見積書・注文書・請求書など必要な書類が管理できることから、協力会社への発注・仕入の管理まで、網羅的に行えることが弊社の求める販売管理の形でした。

次に価格面では、ZACが使いたい機能を選択して導入できる形式であったことは、大きな選定のポイントでした。統合型のERPも検討しましたが、機能領域が広い分、価格が非常に高くなってしまいます。弊社は必要な機能領域に絞って、コストを抑えたいと考えていました。

販売管理を行っていたレガシーシステムの代用とする観点と、紙で行っていた決裁を電子申請に変える観点で検討した結果、費用と効果の面で一番ZACがマッチしたということです。

────　ZAC導入の効果とその活用方法について教えてください。

高橋様03

高橋様：まず、今までハンコを押して決裁していた書類はZACのワークフロー機能で電子申請に置き換えたので、圧倒的に作業が楽になりました。

冒頭でお話ししたように、これまで見積書は社長まで紙書類で稟議を回してハンコを押してもらっており、管理本部はこの作業に取られる時間が圧倒的に多かったです。ZAC導入後は、契約書類など一部の書類を除き、事実上紙書類の決裁はなくなり、毎日20～30件発生していた処理から解放され、他の様々な業務ができるようになりました。

同時に決裁者が不在であっても、承認がスムーズに進むようになりました。今までのように紙書類での申請だと、決裁者が外出や休みなどで不在ならその時点で、承認が滞留します。一方ZACだと、証跡を残しながら代理承認で迅速に承認を進められます。また、金額に応じて、どこまでワークフローを回すかの分岐を設定できるため、より効率的に処理ができるようになりました。

入力に関しても、今までのレガシーシステムに比べて効率化されています。売上などのデータを入力しておけば、そのデータをもとに見積書などの帳票作成とワークフローでの申請をセットで行えます。帳票作成と申請で二重入力がなくなった点は、実際に使うユーザー側として楽になっているポイントでもあります。

加えて、いわゆるBIツールやアウトプット（データ出力機能）がかなり充実しています。ZAC上のデータを様々な観点で検索でき、CSVやExcelで出力できるため、各社員は自分が確認したいときに、確認したいデータをすぐに得られる状態になりました。現場の営業であれば、例えば、得意先ごとの売上金額などを確認していると思います。

私自身も、財務会計ソフトに連携するためにアウトプットは毎月必ず出力しています。

────　ZACの導入と社内への定着に至るうえで重要だったと感じるポイントはありますか。

高橋様：弊社がメインで使っているZACの機能は、販売管理と購買管理です。そしてこれらの機能を使うのは、営業の社員です。そのため、導入や定着を成功させるためには、営業担当にとってZACへの登録が負担になるものではなく、二重入力が不要になったり確認作業が効率化されたりするものということを伝え、理解してもらうことがポイントでした。

さらに、ZACを展開するにあたって、検討前の段階から分科会を組織し、啓蒙活動を行ってきました。メンバーは、各部署の次長・課長レベルに相当する営業の社員を含めて構成しました。分科会では、これまでの「運用に合わせてシステムを作りこむのではなく、システムに運用を合わせる」ことを伝え、そのうえで、ZACでどのように管理するかの議論とテストを重ねることで、導入までこぎつけました。

弊社の場合、刷新したオフィスの利用開始日が決まっていたことから、その日までにワークフローとしての電子申請の導入が必須という、明確な期限がありました。そのため、短期間で統制を取って導入を進めていけるよう、トップダウンでシステムに合わせた方がいい理由を社員に伝えて納得してもらうような進め方を行うことで、無事に稼働に至りました。

────　今後どのようにZACを活用していきたいとお考えですか。

高橋様04

高橋様：ZACをメインで利用している営業担当者の入力の負担をさらに軽減し、要望を少しでも満たせるようにしたいと考えています。ZACを弊社の販売管理の中心としているので、しっかり使ってもらうためにも、営業担当者がより使いやすい環境にしていきたいですね。

さらに、会社として集計方法を標準化し、各社員に見てもらえるよう、営業担当者にはBIツールを試してもらいたいと思っています。ZACを導入して1年経ち、データが集まってきた点も踏まえて、より有効にデータを活用できる方法などを自発的に試していってほしいです。

────　今後もご要望に合わせたご提案を継続的にご案内させていただければと思います。 貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました！

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