株式会社INA新建築研究所

xoBlos（ゾブロス）との連携で
独自帳票の作成を自動化し新たな経営分析の実現へ

"何のためにZAC Enterpriseを導入したのかを考えると、必然的に「ZAC Enterpriseに入れたデータをどう活用していくか」というテーマに行き着くと思います。そして、データ活用においてxoBlosは非常に有効なソリューションになりますよ。"
──統括管理部長様

: 2013年にZAC Enterpriseを導入して以来、プロジェクト収支の改善など管理会計を実践してきた株式会社INA新建築研究所。ZAC Enterpriseに集約された経営データを独自のExcelマクロで分析していましたが、動作の遅さや保守性に限界を感じつつありました。そこで同社はデジタル・インフォメーション・テクノロジー株式会社（以下、DIT）が提供する「xoBlos」（ゾブロス）でExcelマクロをリプレイスし、データ処理のスピードアップと分析のレベルアップを実現。ZAC EnterpriseとxoBlosを組み合わせたデータ活用に関して、統括管理部長様、経理本部長緒方友紀氏のお二人に話を伺いました。

ZAC Enterpriseで管理会計の基盤を整備後、経営データの「活用」が次の課題に

オロ：はじめに、ZAC Enterprise導入後に出てきた課題をお聞かせください。

統括管理部長様：前提としてZAC Enterprise導入を決めたのは、我々のように無形のデザインを扱うビジネスなど「在庫を持たない業種」に対応した基幹業務システムがZAC Enterpriseだったからです。

2008年にリーマン・ショックを経験したことを機に、キチンと原価計算をして利益を創出し、中長期的な経営に役立てようという機運が高まりました。財務体質を強化するためには管理会計の基盤整備が必要だったのです。

そこからZAC Enterpriseを導入して、目的に合った良いシステムだと効果を感じているのですが、あくまでもZAC Enterprise自体はデータを蓄積していく「箱」。その箱の中で眠っている宝物をどうやって活用していくのか、というテーマが次の課題となっていました。

具体的には、一つひとつのプロジェクトがきちんと利益が出ているのか。また中長期的な目線では、いつどれだけの入金・支払いがあるのか。それらを踏まえて、財務面も含めた経営の安定を図れる報告資料を作ることができるか。

こうした希望を叶えるためにカスタマイズで様々な帳票を加えようとしたのですが、見積額が膨らんでしまいましたし、またカスタマイズをかければパッケージシステムの良さを損ないかねません。

そこで考えた代替案がExcelの活用です。偶然にも私の友人に「自称・日本一のExcelプロ」がいたんですよ。この人がマニアックにExcel帳票を作りこめる人なので、いくつか帳票を作ってほしいと相談したところからスタートして、最終的には当社の管理会計用プログラムを全部Excelマクロで組み上げるところまで行きつきました。

Excelマクロを駆使した管理会計の運用に限界を感じた

オロ：xoBlosを検討したきっかけを教えてください。: 統括管理部長様：当初は特に大きな問題もなくExcelマクロを運用できていたのですが、データが蓄積されてくると処理速度の遅さや行数の上限がネックになってきました。また友人のExcelプロが70歳を超えるなど、マクロがブラックボックス化するリスクもありました。; こうした課題に対して、新しいアプリケーションを入れるのではなくて、いまのExcel帳票をそのまま活かしつつ解決できないか。そう考えていた時に出会ったのがxoBlosでした。
オロ：Excel帳票をそのまま活かしたい理由は何でしょうか。: 緒方様：いまのExcel帳票の内容・形式を変えたくない、という思いが経営陣に根強くあったのです。ZAC Enterpriseから出力できる帳票でさえ、代々受け継がれていた帳票フォーマットにあわせて加工しているほどなので、中身や見た目を変えてまで新しいツールを使うことは考えられませんでした。

「既存のExcel帳票をそのまま活かせる」ことがxoBlos採用の決め手

オロ：xoBlosを選定した理由をお聞かせください。

統括管理部長様：いまのExcel帳票をそのまま転用できることと、データの蓄積量が多くなっても問題なく動作すること、この2点がxoBlosで実現するのは大きな魅力でした。; 緒方様：何より、今までの帳票フォーマットをそのまま使える安心感が一番でしたよね。; 統括管理部長様：本当にそうで、我々のようにベンダーさんとお付き合いしながら業務に取り組む部隊はxoBlosを使っていることを意識しますけれども、作成した帳票を実際に活用する経営陣たちはストレスフリーなのです。帳票の見た目は今までと全く変わらないので。
オロ：そのほか、xoBlosに対して良いなと感じたポイントはありますか。: 緒方様：あとは帳票作成の費用面ですね。はじめは自力でxoBlosでの帳票開発をしようと思っていたものの、結局はxoBlosのベンダーであるDITさんにお願いしたのですが、その費用が良心的でした。; 統括管理部長様：そこは大きいよね。; 緒方様：ちょうど役員交代があったのも追い風になっています。統括管理部長の友人のExcelプロは、実に60以上の帳票作成マクロをとにかく安価に組んでくれていました。ただ、経営陣一人ひとりが管理したいことを反映した結果、見た目こそ違えど内容にはかなり重複があったのです。; そこから役員交代のタイミングで、帳票類を吟味して数を減らしたことも、xoBlosで開発する帳票数が絞れたという面で検討が進む要因となりました。; また、ZAC Enterpriseを導入してから5年が経っていたのも時機がよかったです。当社が扱うプロジェクトは10年掛かりのものがあるほど仕掛期間が長いので、5年かけてようやくZAC Enterpriseにデータが蓄積され、データ活用の準備が整ってきたのです。; 統括管理部長様：オロからxoBlosをご紹介いただいたのは本当にいいタイミングで、Excelマクロの限界と経営陣が使う帳票の絞り込み、そしてZAC Enterpriseによる経営データの蓄積、この三拍子が揃っていた頃なのです。
オロ：競合製品などは何かご覧になられましたか。: 緒方様：xoBlosより前に一度紹介してもらったのですが、想定よりも大がかりなBIツールだったのと、あとはやはり、これまでの帳票フォーマットから変わることに経営陣の反対があったため見送りました。その点xoBlosは基本的にExcelですし、細かな修正や簡単なシミュレーションなら経営陣も自分で簡単にできるので重宝しています。

帳票開発の優先順位を整理し、xoBlosへのリプレイスを徐々に進行

オロ：xoBlos導入にあたって工夫されたことはありますか。: 統括管理部長様：「何から帳票開発をスタートし」「いつまでに完了させるか」を年度ごとにきちんと決めたのは効果が大きかったと思います。これまで使ってきた帳票すべてをxoBlosで一気に作るのではなく、優先順位を整理したうえでxoBlosでの効率化を進めてきました。
オロ：社内での決裁は特に支障なく得られましたか。: 統括管理部長様：はい、経営陣は今までの帳票をそのまま使えますし、予算面でもxoBlosはそんなに高くはないので稟議を通しやすかったです。また先ほどの通り、時間をかけて少しずつ帳票を開発するように決めたので、xoBlosの費用をシステム整備に使う年度予算に組み入めたのも大きなポイントでした。

ZAC EnterpriseとxoBlosの連携で、プロジェクト収支のシミュレーションが簡単に

オロ：ZAC EnterpriseとxoBlosを連携させて、どのような帳票をつくっていますか。: 緒方様：プロジェクト別の営業収支表です。ZAC Enterpriseから出力した売上データ・原価台帳・案件CSVと、別で管理している実払いベースの人件費をプロジェクト別に紐付けて、当社が見たい形式で収支を見ています。; プロジェクト別の収支ならZAC Enterprise上でも確認できますが、「当社が見たい形式で」というのがポイントです。たとえば特別賞与が出たりすると、その月だけ労務単価が上がってしまいますよね。ZAC Enterprise上ではそれでも構わないのですが、現場で行うプロジェクト管理においては少々都合がよくありません。そこで、特別賞与が出たときだけはその年度の全ての工数から割り出して労務単価を再計算して、特別賞与分のコストを年度内のプロジェクトすべてに配賦できるようにしました。こうした計算は手作業では絶対に無理なので、とてもいい発想で帳票を提案していただけたなと思います。

統括管理部長様：定期賞与であれば見込みは立てられますが、特別賞与だとそうはいきません。ZAC Enterprise上でシミュレーションしようと思うと、毎月の締めをいったん解除して、数字を調整して、もう一度締めなおす必要があります。手間はかかるし、数字もどんどん狂っていくし。しかしxoBlosならZAC Enterpriseの数字を変えることなく、特別賞与を見込んだプロジェクト別収支のシミュレーションを簡単にできるので、こうした柔軟性はxoBlosの強みの1つだと思います。
オロ：その他にもZAC EnterpriseとxoBlosで作成している帳票があればお聞かせください。: 統括管理部長様：建築設計事務所ならではの帳票ですが、建築士法の対応で国交省に提出する「設計等の業務に関する報告書」の作成も楽になっています。; 当社の建築士一人ひとりに案件の実績などを紐づけた資料を提出するのですが、ZAC Enterpriseの導入でほぼすべての業務データが1か所に集約されたため、ZAC Enterprise単体でも情報を取りまとめる手間は削減できていました。; ここにxoBlosを組み合わせることで、これまで手作業で行っていた物件と建築士の紐づけを自動化し、更なる業務効率化を実現できています。当社ぐらいの規模になると単純な作業ながら対応数が多くなるため、なかなか手間の掛かる細かな作業を自動化できたメリットは大きいです。; ※xoBlosの利用開始前に実現していたZAC Enterpriseの導入メリットについては、2015年のインタビューで統括管理部長様に語っていただいています。詳しくはこちらのリンクよりインタビュー記事をご覧ください。https://www.oro.com/zac/casestudy/case42.html

人事評価では、Excelファイルの配布・集計作業が数分で完了

オロ：xoBlosで気に入っている機能はありますか。: 緒方様：xoBlosで作成した帳票を社員別のフォルダに自動で保存してくれる機能には感動しています。社員ごとのフォルダ自体も自動作成されるので、初めてご提案いただいたときは「そんなことまで出来るんですか」と驚きました。; 統括管理部長様：人事評価を例に挙げると、まずは個人のファイルに自己評価シートを配布して記入をお願いするわけです。自己評価シートは職種と職階のマトリックスに応じて70パターン程度あるので、それを250名程度の社員に手作業で振り分けるのはかなり骨の折れることでした。; それがxoBlosなら社員の属性に応じた自己評価シートを自動で配布できるし、さらに自動で回収もできる。これだけでも非常に楽ですが、未提出者や記入漏れのチェック、さらに評価後の点数集計も全部自動で行えるようになりました。記入する社員にとっても、入社歴や職階などの基本情報はxoBlosがマスタから自動で引用してくれるので、記入の手間やミスを削減できます。; 極め付きは、評価を一旦終えた後、「今の評価内容だと、最終的な人件費が月額いくらになるか」まで自動で見える化できるんですよ。評価を甘くし過ぎているときには調整の必要があるとか、逆に予算に余裕があればもう少し評価を上げられる人を上げてもいいとか、そこまで含めた判断が可能になりました。
オロ：人事評価はxoBlosでどのくらい効率化できましたか。

統括管理部長様：事務作業は圧倒的に速まっています。以前は給与台帳のExcelを評価後の基準で書き換えて、ベースアップも加味した来期の総人件費を出す、といった作業を2日かけて手作業でやっていましたからね。今では数分で完了しています。Excelが重くてイライラすることもなくなりました（笑）。

緒方様：ZAC Enterpriseから出力したデータをExcelマクロで読み込ませるだけでも15分はかかっていましたからね。

xoBlosはZAC Enterpriseのデータ活用に有効なソリューション

オロ：総括として、Excelマクロの運用で課題を抱えているお客様へのアドバイスをお願いいたします。: 統括管理部長様：xoBlosを使えば、社内でExcelマニアを育成しなくてよくなるのが一番大きいと思います。; 緒方様：Excelが好きな人はいくらでも複雑な帳票を作りこめますが、一般的なレベルで考えるとExcelを活かした帳票が短時間で作れるのは魅力です。Excelでのマニアックな帳票構築は楽しくもあるんですけども、ブラックボックス化するリスクがありますし、その時間で他の作業ができると考えると、費用対効果を見ながらxoBlosを使っていくのがよいのではないかと思います。
オロ：あわせて、ZAC Enterpriseのユーザーに向けたアドバイスはありますか。: 統括管理部長様：何のためにZAC Enterpriseを導入したのかを考えると、必然的に「ZAC Enterpriseに入れたデータをどう活用していくか」というテーマに行き着くと思います。そして、データ活用においてxoBlosは非常に有効なソリューションになりますよ。; 緒方様：ZAC EnterpriseとxoBlosは2つが合わさることで活きてくるなと思います。; 統括管理部長様：そう、夫婦漫才のように、ZAC EnterpriseとxoBlosの2つがあってはじめて味が出てくるのかなと。

ZAC EnterpriseとxoBlosで更なる「経営の安定」を実現したい

オロ：おふたりにとってxoBlosとは何でしょうか。: 緒方様：膨大なデータの中から会社が要求しているもの、自分が見たいものを、自分たちが集計・分析したい形できちんと実現してくれるソリューションだなと思っています。

統括管理部長様：私が一番実現したいのは「経営の安定」で、xoBlosで集計したデータを経営指標として使いこなすことです。私の先輩は昔、経営は「KDD」、つまり「勘」と「度胸」と「丼ぶり勘定」こそが日本型経営だと真面目に言っていたのですが、そこから脱却して指標・目標を正しく設定した経営をやっていく必要があると考えています。xoBlosはこうした思いを実現するための極めて有力なソリューションです。
オロ：最後に、我々メーカーへのリクエストがあればお願いします。: 緒方様：xoBlosの帳票開発が一段落して安定してから、うちの部署の社員がちゃんと定時かあまり遅くない時間で帰れるようになったのがとてもハッピーです。業務が効率化されたことで、みんなの時間をいろんなことに使えるようになりました。; また当社の場合、xoBlosでつくりたい帳票のひな型がハッキリしていたことも関係していると思うのですが、帳票開発のスピードが速かったのも嬉しかったです。今後はこうした開発のプラスアルファでデータ活用や帳票のご提案までいただけると、なお嬉しいです。; 統括管理部長様：私からは2つありまして、1つは事務処理のアウトソーサー機能です。導入時に人手が非常にかかるので、そうしたリスクはなくなったほうがよいかと思います。2つ目はコンサルティング機能です。緒方も言った通り、ただ単にシステムを勧めるだけではなく、企業ごとに必要なデータを指摘して帳票を提案できる人がいれば素晴らしいと思います。公認会計士の方が1人いれば実現するのではないでしょうか。
オロ：どちらも実現したいテーマですので、引き続き検討を進めてまいります。本日はありがとうございました。

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