東京テアトル株式会社

広告事業部の「部門システム」としてZACを導入。グループ共通会計システムと連携し、業務効率化を実現

"ZACによって、自社の強み・弱み、業界ごとのニーズ、年間の中でいつが商機になるかといったことが見えてくる。より効果的な営業活動が実現していくと思います。"
──執行役員ソリューション事業部長様

映画製作・配給・興行をはじめ、飲食、不動産などの事業を展開する東証一部上場企業の東京テアトル株式会社様。その一部門としてシネアド、イベントなどの広告・セールスプロモーション事業を展開するソリューション事業部は、部門専用のシステムとしてZAC Enterprise（以下、ZAC）を導入しています。ZACを部門導入するに至った経緯やその導入効果について、ソリューション事業部長様、情報システム担当・加藤様、営業事務担当・落水様の3名様にお話をうかがいました。

映画・飲食・不動産事業を通じて、人々に快適さと感動・楽しさを提供

オロ：東京テアトル様の事業内容を教えてください。: 事業部長様：東京テアトルは映画の製作・配給・宣伝・興行をはじめ、飲食店運営、不動産の販売・賃貸、レンタルオフィスなど様々なビジネスを展開しています。私が所属するソリューション事業部は、こういった東京テアトルの様々なリソースを活用した広告やセールスプロモーションの企画・制作を行っています。; 具体的には、東京テアトルが運営する映画館でのシネアドの配信や、ライブビューイングなどイベントの企画・開催、また、クライアント様の企業ブランドに合致した映画コンテンツの企画・製作の提案なども行っています。こうした取り組みに当社の飲食店事業や不動産事業を絡めることで、街全体を1つのメディアとするような、全く新しい顧客アプローチをご提案することができます。

「内部統制」「共通会計システムへの連携」を満たすシステムの導入が必要だった

オロ：ソリューション事業部様はZACを部門専用のシステムとしてご利用されています。ZACを部門導入するに至った背景を教えてください。

事業部長様：ソリューション事業部はもともと広告業を営む東京テアトル子会社の1部門でした。2014年の東京テアトルグループ事業再編をきっかけに部門が親会社に移管されることになり、東京テアトルの一事業部として再スタートすることになりました。; こういった場合、一般的には移管先のシステムを利用することになると思いますが、東京テアトルは映画、飲食、不動産と全く異なる事業を複数展開しています。これらを1つのシステムで管理することは難しいので、部門ごとに適したシステムを利用して良いという方針が以前からありました。; 移管にあたり、私たちもできれば使い慣れた旧システムを継続利用したかったのですが、システムも老朽化していましたし、そもそも東京テアトルが定めるシステム要件を満たしていなかったこともあり、新しいシステムの導入を行うことになりました。
オロ：東京テアトル様が定めるシステム要件とはどのようなものでしたか。: 事業部長様：1つは内部統制への対応です。旧システムには申請・承認などワークフローの機能が無いため、IT統制面で不備がありました。もう1つは共通会計システムとの連携です。部門で利用するシステムは東京テアトルの共通会計システムとデータ連携しなければなりませんが、旧システムにはその機能がありませんでした。東京テアトルは上場企業であるため、企業統治の観点からこういった要件をシステムに求めていたのです。

クラウドならではの低コスト＆スピーディーな導入を評価

オロ：ZAC選定の理由を教えてください。: 加藤様：旧システムはプロジェクトごとの売上・原価・利益の管理が行えるシステムだったので、同じようなコンセプトを持ち、なおかつ「IT統制」と「会計システム連携」に対応できる製品を探していました。ZACはまさに私たちのイメージ通りのシステムで、デモンストレーションを見たその場で「これはもうZACで決まりだな」と感じました。ZACはそれくらい当社の業務にフィットしていました。; システム選定では低コストかつスピーディーな導入が可能という点も重視しました。部門でのシステム導入ということもあり十分な予算が確保できず、移管決定から業務開始まで時間の余裕もあまり無かったのです。ZACはクラウドサービスなので、その点でも条件を満たしていました。

ZACなら広告業にありがちな「口約束」「未契約」から脱却できる

オロ：「内部統制」の面に関して、ZAC導入後どのような変化がありましたか。: 事業部長様：旧システムの頃、稟議決裁はシステム外で行い、社員はその結果を受けてシステムでの処理を行っていました。しかし、この体制では承認が無くても見積書や請求書発行ができてしまうため、内部統制上問題がありました。ZACを導入してからは見積書や請求書の発行、受注、発注などの処理を行おうとすると、必ずシステム上での申請・承認行為が必須になるので、会社が求める内部統制に対応できています。; 「案件金額が○○円以上」「案件利益率が○○％以下」など、特定条件を満たす場合には別ルートの承認経路が適応される設定もZACで行っています。これまで人間の判断で運用していた決裁ルールがシステマチックに遵守されるので、統制としては理想的な形になっていると思います。; また、旧システムでは協力会社への発注書・発注請書が出力できなかったので、止むを得ず担当者間のメールを発注の証憑としていました。ZACからはそういった帳票類がきちんと出力されるので、広告業にありがちな「口約束」「未契約」といった慣習からも脱却できると思います。

経理系アウトプット帳票が豊富、グループ経理部門のリクエストにも問題なく対応

オロ：「共通会計システムへの連携」はZAC導入によりどのように実現しましたか。: 落水様：旧システムは仕訳を起こせても、それをデータとして出力できなかったので、結局は手作業で会計システムに仕訳入力する必要がありました。ZACは仕訳をCSVデータ出力できるので、取り込み用の行をいくつか追加すれば、ほんの10分程度の作業で東京テアトルの会計システムにインポートすることができます。
オロ：グループの経理部門の方は、ZACをどのように評価されていますか。: 落水様：経理業務を行う上では全く問題のないシステムと評価しているようです。経理部門からは仕訳以外に「残高試算表が欲しい」などの要望が時々ありますが、ZACは経理系のアウトプット帳票が充実しているので、ZACの帳票をそのまま提出するか、ほんの少し加工するだけでほとんどのリクエストに対応できています。経理部門との連携はとてもスムーズです。

「支払請求書未着」など、現場都合で遅れがちな経理の締め作業がスムーズになった

オロ：仕訳や経理帳票作成以外の経理業務はどのように効率化しましたか。: 加藤様：ZACを導入してから月次の経理締め作業がシンプルでわかりやすいものになりました。旧システムにも締め機能はありましたが、協力会社から請求書が届かないために締めが遅れたり、締めの後になって請求書が届いたため、締めを解除して入力するといったこともありました。; 落水様：ZACでは協力会社の請求書が到着してからではなく、発注のタイミングからシステムに入力し、その時に未来の仕入予定日も併せて登録します。予定日を過ぎても未処理の仕入が存在すると、締めが行えない仕組みになっているので、経理処理の漏れが無くなりました。協力会社から請求書が届かなくても「請求書未着」として処理を行えば締め作業自体は進められるので、締めがズルズルと遅れることもありません。締め作業自体も3営業日程度で完了するようになりました。

「案件管理の効率化」「利益意識の向上」など、営業部門にもZAC導入のメリットがあった

オロ：ZAC導入において、ご苦労されたことはありますか。: 事業部長様：申請・承認プロセスが厳格なZACに戸惑う社員はやはりいました。旧システムは統制が緩く、その環境で10年以上仕事をしてきましたから、止むを得ない部分もあったと思います。; ただ、それも導入初期だけの話で、半年後には現場にすっかり定着しました。ZACに慣れてきたこともありますし、ZACを利用すると営業活動にもメリットがある、ということを現場が認識し出したことも影響していると思います。
オロ：営業活動へのメリットとは、具体的にどのようなものですか。: 事業部長様：営業担当者はZACを導入してから案件の管理がしやすくなりました。今、自分がいくつ案件を抱えているか、それぞれ仕入はどれくらい進んだか、納品はいつになるか、今月の受注・売上はいくらになるか、そういったことがZACを見ればわかりますから。上長も逐一報告を受けなくても、ZACを見れば各人の動きが把握できるようになっています。; マネジメント側も個別案件の状況が把握しやすくなりました。以前の紙文書による承認では、見積書・請求書が案件から切り離された形で提出されていましたが、ZACの電子承認では案件の利益率を含め、全体に目を通した上で承認が行えるようになっています。営業担当者も申請を行う際に必ず原価や利益を意識させられるので、全体として利益意識が底上げされているように思います。

ZACのアウトプットデータにより、営業戦略がより具体的なものになった

事業部長様：ZACから得られるデータによって、営業部としての動き方も変わってきています。

経営を安定させるためには、既にお取引のあるクライアント様との契約を維持・発展させることが重要です。そこで旧システムの時代から、既存クライアント様の月間売上・利益がどう推移しているか帳票を作り、営業部全体の動きをマネジメントしていました。しかし、その帳票では売上・利益推移の詳細な内訳まではわかりませんでした。

ZACでも同様の管理を行っていますが、ZACは売上明細の1つ1つに「シネアド」「セールスプロモーション」「メディア」などの区分を持たせられるので、月間売上・利益の推移を販売品目レベルで明示できるようになりました。売上や利益がなぜ伸びているのか、なぜ落ちているのか、その原因が把握できるようになったので、営業戦略の立て方もより具体的なものに変わってきています。

ZACのデータ分析・活用によって、自社の強み・弱み、業界ニーズ、商機などが見えてくる

オロ：その他にZACのデータをどのように営業活動に活かしていますか。

事業部長様：既存クライアント様に新しい販売品目を提案する場合は「新領域」という項目をチェックするようにして、お取引の拡大に繋がるような営業活動を推進しています。また、営業活動が既存クライアント様に偏りすぎないよう、案件に「新規顧客」「既存顧客」という情報を持たせることで、営業活動のバランスが取れるようにもしています。いずれもZACの稼働開始後に、より細かなデータ分析をしたいという営業側のニーズで付け加えた項目です。; 今後、これらのデータが蓄積されれば、当社の強みや弱み、クライアント様の業界ごとにどんなニーズがあるか、年間の中でいつが商機になるか、といったことも分かるようになると思います。ZACのデータによって、より効果的な営業活動を今後実現していきたいです。
オロ：最後に、ZAC導入プロジェクト全体を通してご評価ください。: 事業部長様：私は30年近く広告業界に身を置いていますが、広告業はシステムを利用して業務を標準化する、パターン化するということが業界全体として遅れていると思います。; 私たち自身もZAC導入当初は慣れ親しんだ仕事のやり方を変えることに苦労しましたが、システムを利用しデータを蓄積していくことで、会社としての強み・弱みや、市場ニーズの移り変わりなど、紙文書主体の業務管理では見えてこない発見や気付きを得ることができました。; システム導入によって業務が効率化し、さらには、お客様が本当に望む提案が可能になる。こういったメリットをしっかり営業現場に伝えられると、システム導入もその後の活用もスムーズに進んでいくのではないかと思います。
オロ：本日はありがとうございました。

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