株式会社DKホールディングス

「アナログな業務管理」からの脱却を実現
組織をさらなる成長に導く2代目経営者のZAC Enterprise導入事例

"経営で大事なものは「営業」と「財務」。ZAC Enterpriseはその両輪を盤石にしてくれるシステムだと思います。"
──代表取締役吉野泰規様

: 展示会やイベントのディスプレイ制作を手掛ける株式会社DKホールディングス様は、創業以来紙文書を主体とした業務管理を続けてきましたが、組織の成長に伴い業務処理の遅れやミスが目立つようになりました。創業者から会社を引き継いだ2代目経営者の吉野様は、就任と同時に業務改革に着手、ZAC Enterprise（以下、ZAC）導入により組織をさらなる成長フェーズへと導くことに成功しています。ZAC導入の経緯と効果について、代表取締役・吉野泰規様にお話を伺いました。

企画から設計・施工まで、一貫した社内制作で顧客ニーズに応えるディスプレイ制作会社

オロ：DKホールディングス様の事業内容を教えてください。: 吉野様：看板などのサイン制作を主な事業として1965年に創業しました。その後、ディスプレイ事業、インテリア事業にも進出し、現在は大阪と東京の2拠点体制で、展示会や商品発表会などのディスプレイ制作や、商業施設やオフィスの内装、サイン制作などを手掛けています。; お客様のニーズに迅速かつフレキシブルに対応するため、企画・設計・デザイン・製作・施工・メンテナンスまで、一貫した社内制作を行っていることが特長です。お客様にご満足いただけるよう、骨惜しみすることのない「かゆいところに手が届く」仕事を社員一同、常に心掛けています。

黒字見込が一転して赤字へ！"アナログな業務管理"が招いた経営危機

オロ：ZAC導入前の課題を教えてください。

吉野様：当社は街の看板屋からスタートしているので、創業当初の社員はほとんどが職人さん、経理もそろばんを弾いて行うようなとてもアナログな会社でした。その後、事業の拡大に伴い職人集団から企業へと変化していきましたが、アナログな業務管理はそのまま社内に残っていました。

やがて、大阪・東京の2拠点体制となり、お客様が増え、社員が増えると、このアナログな業務管理の問題が顕在化するようになりました。紙文書を主体とした業務管理なので、処理スピードの遅さやミスが目立ち、さらには正確な財務情報が得られないという深刻な問題まで発生するようになりました。当時社内には、税理士が作成する試算表、社内管理用の経理系帳票、営業系帳票など様々なものが存在し、これらの数字が帳票ごとにすべて食い違うわけです。

先代の跡を継いで私が代表に就任する数ヶ月前のことです。決算前には黒字を見込んでいたのに、決算申告期限のギリギリになって突然赤字が判明するという信じられない事態が起きました。思い返せば「なんとなく出金が多いな......」という違和感はあったのですが、当時の混乱した経営帳票ではその違和感の原因を突き止めることができませんでした。

このまま経営を続けることは非常に危険だと思い、代表就任後まずは業務改革に着手しました。具体的にはこれまでのアナログな業務体制を抜本的に見直し、システム導入による業務の標準化、スピードアップ、経営数字の正確性を担保しようと考えたのです。

独自システムの開発に着手、しかしZACの完成度には遠く及ばなかった

オロ：ZAC選定の決め手を教えてください。: 吉野様：以前別の会社に勤めていた時、ZACをユーザーとして利用していたことがあり、ZACのことはもともとよく知っていました。よくできたシステムという印象はありましたが、ZACを導入して仕事のやり方を一気に変えてしまうと混乱を招くため、まずは当時社内で利用していた案件管理の帳票をそのままシステム化する方向で、自社独自のシステムを開発することにしたのです。; これによって、受注から納品に至るプロセスはシステム化できたのですが、あとに続く経理業務は引き続きアナログな処理のままだったので、数字のミスや処理モレといった問題は解決できませんでした。そこでシステム化の範囲を広げ、営業と経理の連携を試みたのですが、仕様が複雑になるばかりで、コストが嵩む割に満足の行く仕組みはできませんでした。; そうした経緯を経て、最終的にはZACを導入することにしました。ZACは営業プロセスから経理、財務まで一気通貫に流れる仕組みが完成していましたし、当社の業種にもフィットする理想的なシステムでした。オロさんの専任開発者が10年近く機能追加や改善を続けてきたシステムは、やはり完成度・費用対効果の面で自社開発システムとは圧倒的な差がありました。

忙しい営業社員に情報入力を促す"適度な統制力"　営業数字のスピーディーな集約が実現

オロ：ZACの導入効果を教えてください。受注から納品に至るまでの【営業プロセス】はどのように改善しましたか。: 吉野様：営業プロセスでの顕著な効果は、営業数字を把握するスピードが格段に上がったことです。以前は2週間ごとの営業会議で数字を集約していましたが、ZAC導入後は売上、仕入、粗利益といった営業数字がリアルタイムに集約されるようになりました。; 忙しい営業社員に入力を促す仕組みもよくできていると思います。ZACに情報を入力して申請・承認プロセスを回さなければ、営業社員は見積書発行も売上計上も経費精算も行えません。自分の仕事を進めるためにはZACへの情報入力が必須で、その適度な統制力が営業数字のスピーディーな集計に効いているのです。; 案件の利益率が規定値を下回る場合、上長決裁がないと案件の処理が行えない設定にしているので、損益管理の面でもZACの統制が効いています。受注時と完成時点における収支のズレは、以前より抑えられるようになりました。

ZACには、部門別採算管理に必要な機能がほとんど実装されている

オロ：ZACの導入効果を教えてください。【経理業務プロセス】はどのように改善しましたか。

吉野様：経理では債権・債務管理など一般的な経理業務と、部門別採算の集計業務を行っていますが、どちらの業務もZACにより負荷が軽減し、スピード、正確性が向上しています。

部門別採算管理では、ZAC導入以前から大阪・東京の各拠点に所属する小さな部門単位で採算を管理していました。例えば、営業が受注した案件の制作をデザイン部門が担当する場合、これを「内部取引」として、営業には原価、デザイン部門には売上を記録します。外部企業との取引と同様に社内的な請求書を発行し、経理部門はこれを集計して各部門の採算を計算していました。

しかしこの処理がなかなか煩雑なのです。内部取引は部門間だけでなく、大阪・東京の拠点間でも発生しますので対象件数が多くなります。また、内部取引で発注を請けた部門が、その作業を外部企業に発注することもあり、内部取引と外部取引が複雑に入り組むと、どの部門にどれだけの利益が残っているのかわかりにくくなるのです。

経理部門はこうした部門別採算の算出に加えて、「この請求書は外部企業宛てなので実際に入金がある」「この請求書は内部取引なので入金が発生しない」といった請求書の処理を1件1件行っていました。これらの作業はすべて紙文書によるアナログな処理だったので、かつての経理業務は相当大変だったと思います。

ZACには内部取引を管理する機能が標準装備されていますし、その集計も自動的に行われるので、部門別採算管理の運用負荷は大きく軽減しています。

売上は5億→15億へと3倍に成長したが、経理部門の人件費への影響はごくわずか

オロ：部門別採算管理以外の経理業務では、どのような効果がありましたか。: 吉野様：以前の経理業務は大阪本社で一括して行っていましたが、東京拠点の売上が伸びたため、現在はホールディングス各社に経理機能を持たせています。ZAC導入によって部門別採算管理の手間が無くなりましたし、経理の自動化、効率化が実現しているので、一般的な経理業務の負荷も大きく軽減しています。; ZACによって経理業務が標準化したので、経理の知識がまったくない方でもZACの正しい操作方法さえ習得すれば、正しい経理処理が行えるようになりました。おかげさまでホールディングスの年商は、この3年間で5億円から15億円へと3倍に伸びましたが、経理部門の人件費はこの3年間で月30万円程度の増加に抑えられています。しかも、その増加分はすべてパートさんの人件費です。; 経理に詳しい正社員が1名いれば、あとはパートさんだけで経理が回せる体制になったのもZACの導入効果です。

ZAC導入により、キャッシュフロー管理の手間が大きく削減

オロ：【ディスプレイ業ならではの業務課題】の解決に貢献したところはありますか？: 吉野様：ディスプレイ業は、他業種と比べてキャッシュフローの管理が少し難しい業界です。大規模なイベント案件の場合、受注から入金までのスパンが長くなりますし、支払いも着手金、完成時入金と分割されることがあります。当社のように木工スタジオを持つディスプレイ業の場合、職人さんの人件費に加えて、受注に応じて材料仕入も発生するので、いつ、いくら入金があるのか把握することは経営上とても重要になってきます。; ZACは営業と経理の連携がよくできているので、ディスプレイ業のキャッシュフロー管理にはよくフィットすると思います。売上計上処理を行い、請求書を発行すると、請求金額が自動的に未来の入金予定としてZACに記録され、入金日が近づくとアラートを出してくれます。1つの案件の売上金額を分割して計上することもできますし、その入金予定日も個別に設定することができます。外注先への支払いについても同様に細かい管理ができるので、入ってくるお金、出て行くお金が統合的に管理できるようになり、キャッシュフローの管理にかかる手間は大きく削減されました。

経営でもっとも重要な「営業」と「財務」。この両輪がZACによって盤石なものとなった

オロ：【正確な財務情報が得られない】という課題は、どのように解決しましたか。

吉野様：以前は月次の試算表と、経理系帳票、営業系帳票の数字がすべてズレていて、どの帳票のどの数字を信じればいいのかまったくわからない状況でした。今は財務情報をはじめ、経営判断に必要な情報はすべてZACにあり、しかもその情報がすべて正しいという確信が得られています。経営を行う上での基盤として、非常に頼れるものになっています。

家業を継いで経営者となり、試行錯誤を続ける中で1つ確信したことがあります。それは経営でもっとも重要なことは「営業」と「財務」であるということです。ZAC導入以前のアナログな業務管理では、営業と財務、それぞれの業務プロセスに不安があり、さらに2つが分断されていたため、冒頭でお話したような失敗を招いてしまいました。

未来の情報を扱う「営業」、過去からの積み上げである「財務」、この両輪がZACによって盤石になったことで、経営者として正しい判断ができるようになったと思います。

ZACとReforma PSAを適材適所で活用し、グループのシナジーを生み出していきたい

オロ：DKホールディングス様では、ホールディングス傘下の2社（第一広房OSAKA、第一広房TOKYO）ではZAC、株式会社DKマーケティングではReforma PSAをご利用いただいています（※インタビュー当時。現在はZACを利用）。この理由を教えてください。: 吉野様：株式会社DKマーケティングは2012年設立の新しい会社です。売上規模を考えるとまだZACほどの仕組みを導入する段階ではありませんので、まずはReforma PSAを導入し、システム投資を抑えながら業務のシステム化を進めたいと考えました。企業の成長にあわせて、ゆくゆくはReforma PSAからZACへステップアップしたいと考えています。; Reforma PSAについては、今後当社のビジネスパートナーの業務インフラとして利用していくことも考えています。パートナーには、当社から独立してできた法人や、個人事業主の方もおります。こういったパートナーにもReforma PSAを利用してもらい、独立後のビジネスを支援することで、当社のパートナーとしても成長してくれたらいいなと思います。; ホールディングス傘下の各企業とパートナーがまずは単体としてしっかりと業績を上げること、そして、それら個社の力を結集した際にホールディングスとしての高い総合力が生み出せるよう、今後もZACとReforma PSAをうまく活用していきたいと考えています。
オロ：本日はありがとうございました。

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