ワークフローとは？電子化するメリットや導入可能な領域を解説！

ワークフローとは？

ワークフローとは、業務についての一連のやり取りや手続きの流れのことですが、一般的には稟議のような申請・承認に関する業務の流れを体系化・図式化したものを指します。

会社では、事業の担当者などから申請が行われ、決裁権を持つ者が確認した後、承認・非承認が行われます。例えば、物品購入担当者が社内の欠品に気づき、新たに物品の購入を上司に申請したとします。この場合、担当者は稟議書を作成し、上司や管理部門長、総務担当者などに確認をもらった後、業者に物品を発注し購入することになります。

ワークフローは1部門だけで完結する単純なものから、複数部門にまたがる複雑なものまでさまざまなパターンが考えられます。これらの業務の流れを図式化することで、無駄な手順を省いたり、然るべき担当者の承認を得ることができます。

紙によるワークフローの課題

申請書や稟議書を紙で作成して回覧していると、仕事が非効率になることも少なくありません。ここでは、紙によるワークフローの課題について紹介します。

書類の回覧に時間がかかる

紙による申請や決裁では、書類がデスクの上に置かれたままになることが多いため、回覧が停滞しやすいというデメリットがあります。 また、申請をもらうために書類を持ち歩き、次の上司を探して回るなど、急ぎの際にも余計な負担を強いられてしまうこともあるでしょう。

進捗状況を共有できない

紙による決裁は、担当者や他のメンバーが進捗状況を確認することができません。書類の回覧は場合によっては数日必要な場合もありますが、紙による回覧では誰が手元に書類を持っているのか把握しづらい点が大きなデメリットです。

保管スペースが必要

紙で書類を作成した場合、承認後はファイルなどに綴って保管する必要があるため、書類が多くなるとそれだけ保管スペースやセキュリティのためのコストがかかってしまいます。また、古い書類が書庫などにある場合、内容を確認するまでに時間がかかってしまう点もデメリットと言えるでしょう。

ワークフローを電子化するメリット

ワークフローシステムなどを用いてワークフローを電子化することで、情報の共有や業務効率化、ペーパーレス化などさまざまなメリットを得ることができます。

検索性の向上による業務効率化

ワークフローを電子化することで、承認経路の中で誰がどこまで確認しているのか可視化することができるため、チームで進捗状況を共有することができます。これにより、書類の停滞を防ぐことができるでしょう。 また、ワークフローを電子化することで、過去にどんな申請・承認があったのかをすぐに検索でき、把握することができます。案件・担当者名で見積りを検索したいとき、監査対応時などに重宝するでしょう。万が一、不明な支出があった場合には過去の稟議書を調べなければなりません。そんなシチュエーションにおいてもワークフローの電子化は有効です。

紙の管理コストを削減できる

紙による社内のやり取りでは、決裁後の書類を保管・管理するためにさまざまなコストがかかります。具体的には、以下のようなコストがかかります。

• 印刷費用
• ファイル購入費
• 保管用の棚などの費用
• 保管スペースに関する費用

多くの書類を管理しなければならない会社は、印刷やファイルなどの細かな費用だけでなく、書類を保管するためのスペース費用などの固定費も高額になることが考えられます。

テレワークに対応できる

最近ではテレワークにより自宅やサテライトオフィスで仕事をする機会が増えています。ワークフローを電子化することで、紙ではできない遠隔からの申請業務もスムーズに行うことができるようになります。 本ブログを運営する株式会社オロのクラウドERP「ZAC」は案件・プロジェクト型のビジネスに特化したクラウドERPを提供しており、テレワークに欠かせない電子申請・承認を標準機能で搭載しています。 ZACのワークフロー機能は、見積作成・発注・経費申請、休暇取得申請など、業務処理にワークフローが紐づいているため「Excelで見積を作成後に、別のシステムにて申請を行う」といった二度手間も解消されます。

内部統制を強化できる

上場企業では事業年度ごとに公認会計士、または監査法人の監査を受けた内部統制報告書を内閣総理大臣に提出することが義務付けられています。金融庁「企業会計審議会 第15回内部統制部会(*1)によると、内部統制は以下の6つの要素で構成されています。

• 統制環境
• リスクの評価と対応
• 統制活動
• 情報と伝達
• モニタリング
• ITへの対応

特に統制活動や情報と伝達、ITへの対応に関してはワークフローの電子化で対応できる点が多々あるため、内部統制を強化したい場合はワークフローの見直しを行うことが効果的です。

ZACは、IPOを視野にいれた多くの成長企業のシステム化を支援してきました。ITによる内部統制への対応に関して、安心してご利用いただけるERPパッケージを提供しています。詳細は以下のページをご覧ください。

ワークフローの電子化で効率化できる社内業務

ワークフローの電子化によって効率化できる社内業務としては、

• 申請・承認フローの構築
• 契約書雛型などのフォーマットの管理
• 総務・人事に関する申請　などがあげられます。

申請・承認フローの構築

ワークフローの電子化を行う際は、申請の内容に合わせて承認経路を個別に設定できるシステムを選ぶことが大切です。申請・承認の順番や優先度、最終決裁権者などを内容に合わせて設定できる自由度を持つことで、グループ内での物品購入から大きなプロジェクトの社内決裁まで幅広く対応できます。 大規模なプロジェクトでは決裁ルートが複雑になりがちですが、システム電子化することで進捗の確認も各自のPCでスムーズに行うことが可能になります。

契約書のひな型などの管理

ワークフローの電子化を行う際には、ひな型を管理できるのかにも気を配る必要があります。稟議書・上申書などに、独自の入力フォーマットを使用したい場合、システム上で自由にフォーマットを作成できると既存の業務にスムーズに対応できるでしょう。 ZACでは、ユーザー独自の申請・承認フローの構築ができるほか、フォーマットの管理や変更など、充実した管理機能が備わっています。

総務・人事に関する申請

ワークフローの改善を考える上では、稟議書だけでなくあらゆる申請や届出について効率化を考える必要があります。住所変更届や名刺発注申請、ソフトウェア利用申請など、特段書類を必要としない総務・人事系の細かな申請にも対応したシステムが求められるでしょう。 ZACの申請・承認フローの構築機能では、これらの細かな申請をする際、フォームに必要情報を入力し申請を行うと、関係部署を含む承認フローに情報が共有されます。この機能により、わざわざ紙に情報を保管しなくても、あらゆる情報をシステム上で管理することが可能になります。

まとめ

ワークフローの見直しは業務効率化に欠かせない観点です。紙によるワークフローは作成までの手間や管理、情報の共有の手間などさまざまな点からデメリットがあるため、できるだけ電子化することが望ましいと言えます。

ワークフローを電子化することで、検索性の向上やテレワークへの対応、内部統制の強化などに大きな効果が期待できます。ワークフローの電子化を考える上では、申請・承認フローの構築に自由度があるか、フォーマットの管理機能は社内のニーズに合っているかなどをチェックし、現場に適合したシステムを選ぶことが大切です。

参考文献

*1：金融庁「企業会計審議会 第15回内部統制部会」