売上管理とは。管理すべき数値と効率的な方法

売上管理とは

売上管理とは、売上管理表を作成して定期的に売上情報を記録し、売上目標を達成するために記録を分析することです。 一般的に、会社は年度の初めに年度計画＝予算の作成を行います。

予算には、売上目標が含まれています。月間、四半期、半年などのスパンで売上目標を達成できているか定期的に確認し、もし売上が目標に届いていない場合は、その原因を分析して売上目標に届くよう軌道修正する必要があります。

こういった一連の活動を行うためには、日々の売上を欠かさずきちんと記録することが不可欠です。売上記録を整理し、必要な情報をいつでも確認・閲覧できる状態にしておくことが売上管理の基本になります。
ここからは、さらに詳しく売上管理について解説していきます。「売上管理だけでなく予算管理も行っているが課題が多い」「精度の高い予算管理を行う方法を知りたい」という方は、こちらから予算管理改善BOOKをダウンロードなさってください。

売上管理の目的

売上管理の目的は、売上記録から分析し、売上を安定・向上させ、最終的に売上目標を達成することです。 したがって売上記録を確認する際には、最終目標である売上目標が達成できそうかどうか、という観点でチェックすることになります。

売上が落ち込んで売上目標に届かないような場合に、その原因を探っていく大きな手がかりになります。

反対に、売り上げが順調、あるいは好調な場合も、どういった理由で目標を上回ったのかを分析しておくことは大切です。その原因が製品やサービス、オペレーションなどの向上によるものなのか、あるいは一過性のものなのかによって今後の戦略は大きく変わってきます。

また売上の内訳をしっかりと記録しておくことで、今後の営業戦略を効果的に練ることができます。 商品別の売上高から、シーズンや社会情勢といった世の中のサイクルなどと連動して売上が上下しているような商品を見つけられることもあるでしょう。

もし売上管理が全く行われず、売上記録自体もつけられていないような場合、いうまでもなく売上が落ち込んでいても気づけず、会社の危機が訪れてしまうかもしれません。

売上管理は、会社の経済活動の根幹に関わる重要な業務です。売上管理をすることによって、好調な時も不調な時も、原因を調査して先々の計画に役立てることができるようになります。

売上管理に必要な数字

売上管理において、欠かすことのできない重要な数字がいくつかあります。わかりやすくまとめられていると分析に役立つ情報を、下記に紹介します。

売上

売上の数字は言わずもがなとても重要な数字です。売上の総額は「売上高」と呼ばれます。あくまで売れた金額についての数字であり、利益とイコールではありません。 金額だけでなく、売れた日時、顧客の情報、売れた製品・サービスの情報などを記録しておくことで後々の分析に役立ちます。

売上目標

売上目標は、年間、半期、四半期、月といった定期的な時間単位で設定します。売上の数字と並べて記載し、現在どの程度まで達成できているかがひと目でわかるようにすると良いでしょう。 売上目標は、過去の実績から問題なく達成できそうな数字よりもやや高い数字に設定するのが一般的です。

売上目標を、頑張れば手が届きそうな数字にすることは、オペレーションに関わる者のモチベーションにもなります。

しかしながら売上が予想を大きく上回って好調、または不調な場合、一度設定した売上目標が現実的な数字ではないと判断されるようなケースもあるでしょう。その場合は、上方修正または下方修正を行い、現実的に目指せる範囲で再設定することも必要になります。

売上目標に対する達成状況

売上と売上目標の情報が出揃えば、売上目標に対する達成状況を確認できます。 売上目標を100%として、「売上が105％達成」「95%達成」というように、達成度を割合で表示することが一般的です。グラフなどを使用すると数字が苦手な人でも直感的に理解しやすくなるでしょう。

前月・前年比の売上

前月・前年の売上に対しての増減を知ることで、実施した施策の効果を把握できます。増えていれば現在の方向性に確信が持てますし、減っていれば施策を練り直す必要があるかもしれないというように、営業戦略の妥当性を判断する大きな指標となります。

また、特に意識して施策をしていないのに売上が増えている、または減っているなどのケースもあるでしょう。このような場合は原因を分析することによって、自社の商品と因果関係があるにも関わらずいまだ視覚化されていなかった要因を掴めることもあります。

原価

原価は、商品や商品に必要な材料を仕入れるのにかかった金額のことです。売上と直接的な関係はありませんが、売上と共に売上管理表に記録しておくことで、「粗利」の把握ができるようになります。 業種によっては、原価がはっきりしている場合とそうでない場合があります。原価がはっきりしていない場合、売上管理においてどのように扱うのか社内ルールを策定し、売上と併記しておくなどの工夫が必要です。

経費

経費は原価と似ていますが、原価は商品の仕入れ代金や材料費、経費は事業活動にかかっている費用（人件費やオフィス家賃、通信費など）です。経費は、会社が存続・活動するために必要な固定費用になります。売上管理表に経費を併記し、その推移を見守ることで、予定通りに経費が消化されているかなどを確認でき、会社運営の妥当性をチェックできます。

売上管理の手順

売上管理を行う手順は企業によって異なりますが、一般的には以下のような流れで行われています。

1. 売上データ入力
2. 入力データ集計
3. 分析
4. 考察
5. 改善策の策定・実行
6. 改善結果のフィードバック

売上管理を行うにあたっては、常に記録した売上データをもとに分析を行い、「なぜ売上が好調なのか」または「なぜ売上が不調なのか」を考察することが大切です。そうして考え出された改善策を実行し、結果に応じてまた次の施策を考えていきます。このサイクルを繰り返すことで、会社の売上を安定・向上させられるのです。

効率的に正確な売上管理を行うための5つのポイント

売上目標の達成や営業戦略の立案を実現するためには、正確かつスピーディーな売上管理を行うことが重要です。もし正確性に欠けたり、タイムリーな数値算出ができなかったりすれば、経営判断を誤る恐れもあります。ここでは、正確な管理を行うために必要な5つのポイントをお伝えします。

①テンプレートを使用する

売上管理に必要な項目を取りこぼさないためには、テンプレートの使用がおすすめです。項目が明確になっているため、数値の入力漏れを防げるだけでなく、管理すべき項目に迷わなくなり、作業を効率化できます。また担当者が変わっても、テンプレートがあれば同様のクオリティで業務ができる点もメリットです。

②ルールを制定・遵守する

企業によっては複数人で売上管理を行うこともあるため、数値入力や管理のためのルールを制定しておくことが大切です。上述のテンプレートを用意していたとしても、記載方法や例外対応などが異なれば、均一なクオリティでの管理ができなくなります。

加えて、制定したルールは各人が遵守することも必要です。ルールを周知したうえで、必ず守れる組織体制を整えておきましょう。

③煩雑な作業を自動化する

売上管理においては、入力すべき数値や計算が多く、作業が煩雑になりがちです。そのうえ、1か所でも間違いがあれば、最終的な数値に大きな影響を及ぼしかねません。人的ミスを防ぐために、煩雑な作業はできるだけ自動化しましょう。Excelで自動的に計算できるようにしたり、システムを利用して数値を自動で紐付けられるようにしたりすることが有効です。

④定期的に数字を振り返る

売上管理は、必要な数値を入力して終わりではありません。売上目標に達成するため、そして今後の戦略を練るために、数値を定期的に振り返って確認することも重要です。数値を振り返れば、売上変動があった際にも要因を分析できます。

⑤売上目標達成までの対策を練る

現時点における売上目標に対する達成率を確認することで、目標を達成するために打つべき施策が見えてきます。売上の達成率が目標より低いのであれば、何が原因なのかを追及して対策を検討しましょう。逆に目標を超えているようなら、成功した施策が何なのか探り、今後の施策に取り入れることも可能です。

売上管理方法5選。表とツールの特徴を解説

では実際に売上管理を行う上で、どのように取り組めばいいのでしょうか。本項では、代表的な5つの方法と、それぞれの特徴についてご紹介します。

①Excelを使った売上管理表

「安価に抑えたい」という場合には、各社で一般的に使われているExcelで売上管理表を自作することをおすすめします。

Excelはシステムやツールを導入するケースと比較して初期費用を抑えることができ、自社用にカスタマイズした売上管理表を自由に作成可能です。また、Excelはさまざまな会社および部門で使われており、扱える社員が多いことも強みです。

導入の最初に売上管理表のフォーマットを作るのが大変な場合は、ネット上の無料テンプレートファイルを配布しているサイトを活用すると良いでしょう。ただしテンプレートなので自社のスタイルに合わない場合には問題もあり、それをカスタマイズするとなると手間がかかります。また、入力ミスや数字の間違いなどのヒューマンエラーをチェックする機能などはないため、定期的に項目をチェックするなど別の手間もかかることになります。

入力に関する厳密な社内ルールを決めるなどして運用すれば、実用的な売上管理は充分可能です。

②財務会計ソフト

財務会計ソフトとは個人・会社の収支を記録し、集計できるITツールです。帳簿作成にも活用され、主にインストール型とクラウド型の2種類があります。

売上分析に役立つ検索機能が多数用意されている会計ソフトも多く、帳簿のほかレポート書面作成をしてくれる場合もあります。個人事業主に特化した会計ソフト、確定申告を支援する機能を持つ会計ソフトなど、業態や必要な機能に応じて選べる点も特徴です。 無料の会計ソフトも多数ありますが、一部機能が有料だったり、予算管理の機能がなかったりと、詳細な売上管理を行ううえでは痒いところに手が届かないこともあるかもしれません。

③販売管理システム

販売管理システムは、企業活動におけるお金とモノの流れを効率的に管理するためのものです。そのため、商品の販売から代金の回収まで、売上に関わる一連の数値を管理できます。

ただし、出荷管理や在庫管理など売上管理には直接必要のない項目が含まれるため、データを分析する際は項目を選ぶ必要があります。また、導入には費用がかかり、導入期間も長期にわたってしまうため、すぐに利用開始できない点は留意しておきましょう。

④管理会計システム

売上情報を記録するには、管理会計システムも活用できます。管理会計システムの主な機能として予算管理機能があり、売上予測を管理しやすく経営管理に特化しているのが特徴です。毎月の売上をBIでわかりやすく可視化したり、売上に紐づく経営指標の異常値を通知してくれたりと便利な機能があり、売上という情報を軸に管理だけでなくさまざまな分析に利用できます。

売上管理専用のシステムではないため、売上管理において不要な項目や不足する項目があるでしょう。その場合は管理会計システムから出力した情報を、Excelの売上管理表などに貼り付けて管理するなどの手間が必要になるケースがあります。また、システムの導入・運用に費用がかかる点にも注意しましょう。

⑤SFA・CRM

営業支援システムのSFA（セールス・フォース・オートメーション）や顧客管理システムのCRM（カスタマー・リレーション・マネジメント）も売上管理に使えます。通常は営業部門が利用するシステムであり、顧客や営業担当者などと紐付けた売上分析機能をもっています。分析しやすいよう、自動的にグラフ化される機能が搭載されているものが多い点もメリットです。

もともと営業活動を支援するツールなので、売上管理やその分析に特化しているわけではありません。必要な項目を見極めて情報を抜き出しつつ、原価管理といった不足項目は新たに足す作業が必要です。またこちらも導入・運用には費用がかかります。すでに営業部門で導入しているツールを転用するなど、社内で工夫することをおすすめします。

以上のシステムの特徴をまとめると、導入時のサポートや入力項目のカスタマイズ対応、実際に運用する上でのアドバイスなど、専門家の手を借りて売上管理を始められる点があげられます。自動計算・集計ができるのはもちろん、入力フォームが用意されていることも多く、入力ミスなどのヒューマンエラーを極力減らす設計になっているのも魅力です。BIツールをもったシステムであれば、売上分析にかかる時間も短縮できます。 また、すでにExcelで売上管理票を作成している場合は、今までの売上データをCSV形式などでエクスポートすれば、データを取り込むことができるシステムが一般的です。Excelで売上管理票を作成している場合でもスムーズにシステム導入が可能となります。

企業規模が大きくなり、取引が増えるにしたがってExcelや会計ソフトでは管理が難しくなるような場合は、これらのシステムの導入も有効でしょう。

まとめ

売上管理は、売上目標を達成するために行う分析的アプローチです。定期的に漏れなく記録する必要があり、労力もかかる地道な作業です。しかしながら、売上を伸ばすための得難いヒントを見つける重要な指標にもなってくれます。 行き届いた売上管理は、会社にプラスを生んでくれます。 その管理はシステムを導入する方法、無料会計ソフトやExcelを使った方法などさまざまありますので、自社の事情に即した方法で行っていきましょう。