間接部門とは。直接部門との違い、KPI設定のコツと具体例

間接部門とは

間接部門とは、企業において売上を生み出すことのない業務を担う部署のことです。職種によってはバックオフィスとも呼ばれます。経費処理や人材採用、備品管理など、売上が発生しないものの、企業を運営していくには必要な業務を担当しています。言い換えると、直接部門を支援することで間接的に売上に貢献していることから間接部門とに呼ばれています。

社員数が多い企業であれば、業務機能ごとに部署として独立しているケースが一般的です。スタートアップなど人数が少ない企業では、1人で複数の業務領域を掛け持ちしている場合もあります。

間接部門の具体例

間接部門とは、具体的に以下のような部署のことを指しています。いずれも企業にとって重要な役割を持つ部署ばかりです。

• 経理部
• 総務部
• 人事部
• 法務部
• 情報システム部
• 品質管理部
• カスタマーサポート

直接部門との違い

間接部門の対となるのが、直接部門です。企業の売上に直接つながる業務を担います。具体的には、商品を販売する営業部門、販売する商品を製作する製造部門などが直接部門にあたります。直接部門は成果が目に見えやすく、数値で管理しやすい点が特徴です。直接部門は利益を生み出すことから「プロフィットセンター」、間接部門は業務を行なった分が企業のコストになることから「コストセンター」と呼ばれています。

直間比率とは

企業においては、間接部門と直接部門の比率を指しています。直接部門と間接部門の従業員数の割合がどの程度なのか、もしくはどれだけの人件費の差があるのかを比べる時に役立ちます。

• 直間比率＝直接部門の人数（人件費）：間接部門の人数（人件費）

間接部門の割合が少ないということは、すなわち、利益を生み出しやすい体制にあるということです。逆に間接部門の割合が高いと、売上が上がっても間接部門の人件費や販管費がかさんでいる可能性があります。

間接部門の役割

間接部門には、部署ごとにさまざまな役割が課せられています。具体的な役割と、それを担う部署について見ていきましょう。

直接部門の支援

間接部門全体で企業の基盤を支えることで、直接部門の支援に結びついています。たとえば、総務部が働く環境を整備することによって直接部門の従業員が働きやすくなったり、経理部門がお金にまつわる業務を行うことによって直接部門は利益を生み出す業務のみに専念できたりします。

人材確保

企業にとって重要なリソースであり資産でもある人材を確保することも、間接部門の役割です。主に人事部が担当します。もし人材確保が思うようにできていなければ、事業を拡大することも難しいでしょう。また労務管理や福利厚生、研修の整備などを担うことで従業員満足度を上げ、離職を防ぐことも人事部の重要な役割と言えます。

法令・統制を社員に遵守させる

企業の運営においては、法令や統制を遵守することが欠かせません。経営層だけでなく全ての従業員に法令・統制を理解・浸透させ、守らせることが主に法務部が担う役割のひとつです。

国の法律が変わった場合には、社内に徹底して法令違反とならないように対応します。またルールを守れるような社内の仕組みを整えることも役割のひとつです。

事務・会計の機能

支払いや請求の管理、決算書作成、オフィスの備品整備、データ入力や営業事務といった事務・会計の機能も間接部門が担います。ルーティンワークになりがちな業務であるものの、会社を経営するうえでは欠かせません。

企業の責務遂行サポート

企業において、利益のために営業活動や生産活動を行うことが重要ですが、そればかりに注力していては、企業としての社会的責任や義務を果たせなくなる恐れがあります。具体的には、従業員の働きやすさや安全の確保、環境への配慮などが企業の責務にあたります。そこをサポートするのも間接部門の役割です。

業務改善を主導する

間接部門はコスト削減や生産性向上などで業務改善を主導し、利益増加に向けて主体的に動くことも求められています。企業の利益は、売上から費用を差し引いたものです。つまり自らが売上を増やせなくても、費用を削減できれば企業の利益に貢献できると考えられます。ヒト・カネ・モノなどのリソースを管理している間接部門だからこそ、業務改善の方向性を決定したり、改善点を把握しやすいことも強みです。

間接部門ならではのお悩み

企業の屋台骨として重要な役割を担う間接部門ですが、その特性から生まれる悩みも多いものです。解決策を考えなければ、従業員がモチベーションを見失いかねません。代表的な悩みとして、以下の4つが挙げられます。

目標・KPI設定が難しい

まず、目標・KPI設定の難しさが代表的な悩みです。成果を売上金額や受注件数などで定量的に評価できないため、目標設定やKPI設定も定性的になりがちです。後述するように定量化することも可能ですが、達成する意義を明確にしておかなければ数字を達成することが目的になってしまい、間接部門としての本来の役割から外れてしまいかねません。

属人化しやすい

業務やそのプロセスを可視化しにくく、業務自体が属人化してしまうことも悩みのひとつです。特にヒト対ヒトの仕事が多いため、担当者の経験や感覚、コミュニケーション力に依存しやすく、他の人に担当変更すると不都合が生じる可能性もあります。

削減の対象になりやすい

人件費削減などは、間接部門で実施される場合が多いでしょう。なぜなら、間接部門がコストセンターと呼ばれているように、直接収益につながらずコストがかかっているからです。

間接部門の費用を抑えることが企業の利益向上につながることもあり、間接部門の人件費を減らしたい・抑えたいと考える企業は少なくありません。業務を部分的に外注したりシステムに置き換えたりといったこともしやすく、間接部門の採用に積極的でない企業もあるのが実情です。

評価が難しい

目標やKPIの設定が難しいことから、定量的な評価も難しくなります。営業部であれば売上や契約件数などで明確に評価できますが、間接部門では即時に効果がでない業務や複数人でひとつの業務を担っている場合も多く、施策と効果の紐付けも簡単ではありません。 企業の運営を行うためには欠かせないものの、個人がどれだけの成果を上げたかという軸で考えると人事査定も行いにくいと言えます。

間接部門のKPI・目標設定のコツ

定量的な目標やKPIを設定しにくい間接部門でも、目標設定することで従業員のモチベーションが上がったり、組織内での結束が生まれたりとメリットが得られます。そこで、間接部門が目標設定するための4つのコツを解説します。ぜひ参考に目標設定してみてください。

数値目標を設定する

定量的な目標は立てにくいものの、まったく数値化できないわけではありません。会社備品のコスト削減や、ミス発生率の削減、残業時間の削減、従業員アンケート結果の向上など、数値化できることを見つけて目標に設定することがポイントとなります。

定量的な目標設定が難しければ、「○月までに対策を終わらせる」など、期限を設けるのもひとつの手段です。期限内に完了できたかどうかで評価できます。

役割と能力にあった設定をする

チームでのKPIや目標設定だけでなく、従業員個人の役割や能力に応じた目標・KPI設定を行うことも大切です。間接部門と一口にいっても、そのなかで行われる業務や役割はそれぞれ異なります。また、入社年数や経験値によって達成できることの範囲も異なるでしょう。

新人に入社年数の長い担当者と同じ目標を設定するといった高すぎる目標や、個人が関われる範囲外のことを目標として立てると、なかなか成果が出せず本人のやる気を削いでしまうので注意が必要です。

直接部門にヒアリングする

間接部門のそもそもの役割は、直接部門を支援することです。そのため、直接部門に困りごとをヒアリングして、問題を解決することが目標になり得ます。たとえば、見積作成時間の短縮や、手続きの申請プロセスの削減、問い合わせへの回答スピードの向上など、間接部門が対応できることも多いはずです。普段関わる部署だけでなく、会社全体で広く困りごとをヒアリングすると目標を立てやすくなるでしょう。

定期的にKPIや目標を見直す

たとえば「残業時間の削減」という目標を立てた場合、一度達成したらそこで終わりにするのではなく、PDCAを回して新たな目標を立てることも考えてみましょう。削減できた時間や方法は本当に最善だったのか、現時点でベストの目標値なのか、残業時間削減のプロセスに問題はなかったかなどを検証します。改善できることがないか常に考えれば、新たな目標やKPIが立てられるはずです。

職種別のKPIの具体例

ここまで間接部門の目標・KPI設定のコツをお伝えしましたが、一口に間接部門と言っても業務はさまざまです。そこで、それぞれの職種で使えるKPIの具体例を紹介します。目標やKPIの設定に悩んでいる方の参考になれば幸いです。

経理のKPI

• 経費精算の事務処理を終わらせるまでの日数削減（現状マイナス○日）
• 入力データミスの削減（○件減らす）
• ○年△月までに簿記1級を取得する

総務のKPI

• 社内備品のコスト削減（○%減）
• △月までに〇〇に関する社内規定の見直し、周知を実施
• 手続きの承認プロセス削減（○工程から△工程へ）

人事のKPI

• 採用人数○人達成
• 採用にかかる工数低減（○%減）
• 社員研修の満足度○％向上

社内インフラのKPI

• 問い合わせからサポート対応までの時間を削減（現状マイナス○分）
• サポート対応への満足度○％向上
• △月までに新規システム整備完了

法務のKPI

• 契約書レビューにかける時間の削減（現状マイナス○分）
• △月までに法改正への対応実施
• 外部弁護士への外注費用削減（○％減）

まとめ

直接部門をサポートし、企業運営を円滑化している間接部門。企業にとって欠かせない業務を担う一方、コストセンターとして経費削減の対象となったり、定量的な目標設定や評価が難しかったりといった悩みを抱えています。

よりよい企業運営をサポートできるよう、直接部門にヒアリングするなどして直接部門の課題を発見し、企業運営の円滑化や生産性向上に資するような目標を数値化しましょう。そしてその後もPDCAを回して改善を続けることで、企業への貢献度を実感しやすくなります。