サイロ化とは。意味や解決策を理解し、データの有効活用を目指す

サイロ化とは

サイロ化とは、組織における部署や業務プロセス、システムなどが独立して存在し、全体の連携が図れない状態にあることを指します。家畜の飼料などを種類別に保管する「サイロ」から起因し、ビジネス用語として使われるようになりました。

企業におけるサイロ化は、「組織のサイロ化」と「システムのサイロ化」に大別されます。

組織のサイロ化

企業内で部門同士が縦割り構造になり、部門間の連携が取りづらくなっている状況を組織のサイロ化といいます。

通常、企業が成長する過程において、組織はフラットな形状から専門性が高い機能ごとに集約する形状（機能別組織）に変化していきます。機能別に集約された組織においては、知識やノウハウを集約しやすくなり、より効率的な組織運営が可能です。本来は機能別組織として効率よく業務を行いつつも、1つの企業として連携が取れる状態でなければなりません。しかし、機能別組織が過度に分化すると、組織同士のコミュニケーションや連携がとれなくなり、機能不全を起こしてしまいます。このような全体最適から遠い状態が、組織のサイロ化です。

システムのサイロ化

各部門で異なるシステムを利用することにより、企業内で共有すべき情報が分断されることをシステムのサイロ化といいます。

それぞれの部門内では慣れたシステムであっても他部門からはアクセスできなかったり、部署ごとに管理するデータの粒度や内容が異なるため、データを統合して参照できなかったりといった問題が発生します。さらに、同じ取引先の情報を各部署でそれぞれ管理しているなど、組織内で同じ情報を二重三重に管理するケースもあり、全体での連携が考慮されていない点が特徴です。

その結果、同じ機能を持つ複数のシステムを社内で運用しているケースや、あとから連携のための改修を行なわなければいけないケースが生まれます。

独立採算制との関係

独立採算制とは、機能別組織をさらに高度化した体制であり、部門や事業部ごとに組織を切り分け、それぞれが独立して利益を生み出す経営方式です。権限委譲によって意思決定のスピードが上がり、収支の責任が明確になるなどのメリットがあるため、近年このような体制をとる企業が増えています。一方、組織間の連携不足といった、独立採算制組織で発生しがちな弊害が極大化することで、組織のサイロ化に陥ってしまうリスクがあります。

リスクを回避するためにも、独立採算制を実施する上では連携を意識したシステム選びが重要です。詳しくはこちらの記事を参照してください。

サイロ化が引き起こす4つの問題

サイロ化は、企業にさまざまな問題をもたらすものです。ここでは問題を4つに分けて解説していきます。

①業務効率の低下

情報が各部門内のみに保有されることで、他部門がその情報を必要なタイミングで入手できず、業務効率が低下する恐れがあります。また、部門間のコミュニケーションがとりづらいと、部門を横断するようなプロジェクトの場合は思うように進みません。部門間で重複作業が発生し、二度手間になる可能性もあります。

②運用コストの増加

システムのサイロ化が発生すると、情報系システムや基幹系システムを部門ごとに運用することになってしまい、複数のシステムの導入費・運用費が必要です。同じような機能を持つシステムを各部門で導入するというムダが発生し、全社で同一システムを利用する場合に比べて運用コストが増加する可能性があります。

③カスタマーサービスの質が低下

顧客や売上に関する情報が社内に分散するため、顧客から問い合わせがあってもスムーズに情報提供できなかったり、適切なサービスを案内できなかったりといった問題も発生します。また、部分的なデータでしか顧客分析ができないこともあるでしょう。その場合、解約理由などの顧客ニーズが的確に読み取れず、サービスの質低下につながります。

④意思決定の遅延

データドリブン経営のように、社内に蓄積したデータに基づいて経営戦略や企業方針を定めている場合、最新のデータをタイムリーに把握することが大切です。しかしサイロ化していると、社内からデータを集めるだけで時間がかかってしまい、意思決定のスピードが遅れてしまいます。その結果、利益が下がっているプロジェクトへの対策が遅れて赤字になったり、市場参入が間に合わず利益を取りこぼしたりといった弊害につながるのです。 データドリブン経営について、詳しくはこちらの記事を参照してください。

サイロ化を解消するメリット

サイロ化を解消することで、上記の問題を解決できるだけでなく、製品やサービスに新たな付加価値を生み出すことが可能になります。

たとえば、一部の部門内のみで共有され、それまで存在を知られず使われないままだったデータがあるとします。それら一つひとつでは活用されなくても、システムのサイロ化を解消しデータを有効活用できれば、他の情報と組み合わせて分析することが可能になります。データ本来の価値を発揮できたり、新たな化学反応を生んだりといったことにつながるでしょう。

また、データに限らず、部門間の垣根がなくなり連携が強化されることで、社内の共創が活性化されるといったメリットもあります。商品やサービスの質が高まったり、新たなサービスのアイデアが生まれることもあるでしょう。顧客からの要望やクレームも共有しやすくなるため、商品・サービスの改善が進み、企業競争力強化にもつながります。

サイロ化しないために

サイロ化が企業にとってデメリットをもたらすことは上述の通りです。では、どうすればサイロ化を防げるのでしょうか。ここでは3つの対策を提案します。

企業としての目標を共有する

まずは、企業として何を目指しているのか、目標やビジョンを社内で共有することが大切になります。サイロ化は、組織内で部分最適を進めたことによって起こる現象です。表面的にサイロ化を解消しても、またいつか部分最適が起こってサイロ化が起こるでしょう。

そのような事態を防ぐためには、企業の目標に向けて全体最適を行うことが大事であると、従業員全員が認識しなければなりません。そのために目標の共有が有効なのです。

部門間の交流をもつ

全体最適を実現するには、関連する部門同士がお互いの業務を理解し、必要に応じてサポートし合える体制を作ることが大切です。

そのためには、従業員同士のコミュニケーションが欠かせません。部門間で交流できる機会を設けたり、部門を超えてコミュニケーションが取れるツールを導入したりと、部門間の風通しをよくすることで、結果的にスムーズな業務進行につながります。

統合型のシステムを導入する

社内にあるデータを1か所にまとめることでサイロ化を解消できます。

たとえばERPのように、販売管理や勤怠管理をはじめとした基幹業務に関する機能を、複数の部門で利用できる統合型システムであれば、マスタの一元管理が可能です。各部門のシステムでそれぞれ持っているマスタを一元化することで、情報の整合性を担保できるのはもちろん、変更が発生した際の作業負荷の軽減にもつながります。全社共通で使っても不便なく使え、他部門のデータにもスピーディーにアクセスできるため、サイロ化を防ぐことができるでしょう。 メールやBIツールなどの外部ツールと連携できるシステムを選ぶこともポイントです。

まとめ

データ活用が企業競争力の鍵となる今、データを分散させてしまうサイロ化は企業にとって大きな課題です。サイロ化による業務効率低下やサービスの質の低下は企業競争力を引き下げ、意思決定の遅延は変化の激しい時代に乗り遅れる一因となるでしょう。

データを有効活用し、業務効率化や製品・サービスの強化を目指すなら、サイロ化の解消は必至です。目標共有による全体最適化や部門間交流の活性化、そして連携機能を持った統合型システムの導入により、サイロ化の根本原因を取り払って、風通しの良い組織を作りましょう。