業務効率化とは？進め方や導入すべきツールを解説
業務効率化とは？
業務効率化とは、日々の仕事におけるムダ、ムラ、ムリをなくし、効率的な仕事の仕組みを構築することをいいます。組織は時間の経過とともに仕事の仕方が固定化され、前例踏襲の傾向が強まります。しかし、ITツールの発達により、業務内容を見直せばこれまでよりずっと楽に作業が進む可能性もあります。
このように、業務効率化においては、これまでの「当たり前」を見直し、組織内で合理的な仕事の進め方を考えることが最も重要です。
業務効率化を進めると、生産性の向上や労働時間の短縮、コストの削減などが期待できるため、企業・従業員ともに恩恵を受けることができます。
生産性向上と業務効率化の違い
混同されがちな両者ですが、実は異なるものです。どちらも企業や組織には必要不可欠な取り組みです。
生産性とは、労働や生産活動における生産要素の投入量と産出量の比率です。生産性向上を実現するには「産出量を増やす」「投入量を減らす」「もしくはその両方を行うこと」が必要です。
一方で、業務効率化はシステムやツールなどを活用し、労働時間を削減するといった「投入量を減らす」取り組みのことです。
つまり、生産性向上という「目的」を実現するための「手段」のひとつが業務効率化になります。
業務効率化の進め方
業務効率化を進めるためには、まず課題の把握を行い、その後現実的に効率化が可能な業務に絞っていきましょう。
業務における課題の把握
業務効率化は、まず組織内の課題を発見することからはじめます。
- 担当部署や担当者の名前
- 作業にかかる時間
- 作業に発生する工程
- 作業が発生する頻度
- 作業にかかる費用
などを明確化し、それぞれコストがかかりすぎている部分に注目すると良いでしょう。
効率化できる業務を選ぶ
次に、課題のある業務のうち効率化が可能な業務を絞っていきます。
- ルーティン業務
- 誰でもできる業務
- 発生頻度の高い業務
などが特に効率化しやすい部分です。
また、社内ですぐに取り組めるものと外注が必要なものに分けるなど、業務効率化のためにどのくらい新たなリソースが必要なのかも考慮しておきましょう。
次に、具体的な業務効率化のアイデアについて見ていきます。
業務効率化のためのアイデア
業務効率化はすぐにできるものから、ある程度コストがかかるものまで幅広く存在します。まずは社内で取り組めることから始めていきましょう。
業務にかける時間を減らす
仕事のムダの代表例は目的のない会議です。だらだらと会議を続けていると他の業務が圧迫され、多くのメンバーの生産性が低下してしまいます。また、わざわざ会議のために会議室を用意する、テレワーク中に出社するなどの対応でもムダが生じます。
会議に時間制限を設ける、Web会議ツールを使うなどしてこれまでの会議のあり方を見直すと良いでしょう。
ムダな工程を減らす
先ほどの会議の例であれば、そもそも本当に会議を開く必要があるのか検討し、工程のムダをなくすことも業務効率化のひとつです。
他にも、事業担当者が上司に説明する際に使う内部資料の作成などはムダが生じやすい業務です。資料の体裁に関する決まりは必要最低限にして、不要な決まりごとはできるだけなくしていきましょう。
アウトソーシングする
業務効率化にはアウトソーシングも有効です。特に、社内にその業務に関する専門性を持った人材がいない場合、アウトソーシングしてしまった方が効率性、業務の質ともに向上する可能性があります。
アウトソーシングは業務内容によって「BPO」「ITO」「KPO」の3つに分類することができます。BPO（Business Process Outsourcing）は人事や総務、経理分野、ITOは情報技術や情報システム分野、KPOは情報の分析などの分野へのアウトソーシングです。
ツールで自動化する
エクセルのマクロやプログラムなどにより仕組みを作れば、その後の業務が劇的に効率化することがあります。外部に報告するデータやマーケティングに利用する内部データなど、毎シーズン使うものはフォーマット化しておくと良いでしょう。
また、最近では企業向けにさまざまな業務効率化ツールが開発、提供されています。特に定型業務など、人が行わなくても良い業務はツールを導入して自動化してしまうのもひとつの手です。
そこで次は、業務効率化ツールの適切な選び方について詳しく見ていきましょう。
業務効率化に使えるツール
業務効率化には次のようなツールを活用することができます。
基幹業務を一元化できるERP
ERPとは、社内にある経営資源に一ヵ所に集中させて管理し、有効活用しようという考え方のもとに作られたシステムのことです。
ERPは経営資源を有効活用するために複数のシステムが統合されており、システムによってデータを一元管理することで業務を効率化することが可能です。
ERPについて下記の関連記事にて詳しく紹介しています。
本ブログを運営する株式会社オロのクラウドERP「ZAC」は、クラウド型の統合型基幹業務システム（ERPパッケージ）であり、情報共有を進め、業務効率化を図ることができます。
また、ERPは社内データの整合性や申請・承認プロセスの管理など、内部統制の強化にも役立ちます。詳しくは以下のZACの機能ページをご覧ください。
情報共有をサポートしてくれるグループウェア
グループウェアは社内の情報共有をサポートし、業務の効率化を図るツールです。
グループウェアでできることは多岐に渡り、ツール上での電子申請・承認や勤怠管理、レポートの回覧、施設の予約などが行えます。部署間での情報共有に課題がある会社は、グループウェアの導入を検討してみましょう。
素早いやり取りが可能なビジネスチャット
ビジネスチャットはビジネスシーンに特化したチャットツールです。
ビジネスチャットはスピーディーにチャットができることはもちろんのこと、特定のメンバーをグループに招待したり、音声通話を行える機能などが備えられています。
特にテレワークのようにメンバー同士が離れた場所にいる場合、メールでのやり取りよりもビジネスチャットの方がコミュニケーションを取りやすいでしょう。
提携業務をロボットに任せられるRPA
RPA（Robotic Process Automation）は特定の業務を人の代わりにこなしてくれるロボットのことです。
RPAは特に定型業務の処理が得意なため、時間や手間のかかる煩雑な業務をRPAに任せることで大幅な業務効率化が期待できます。
営業業務を効率化するSFA・CRM
SFA（Sales Force Automation）は営業支援システムとも呼ばれ、営業時の顧客との商談から受注までの進捗状況を可視化し、管理・共有することができます。
CRM（Customer Relationship Management）は「顧客管理システム」と呼ばれ、顧客の属性や商品・サービスの注文履歴、問い合わせ履歴などを蓄積、管理することに特化しています。SFAとCRMはどちらも営業情報の入力や部署内、部署間での情報共有に役立ちます。
申請・承認手続きの効率化ならワークフローシステム
ワークフローシステムは、稟議書や各種申請書、報告書などを電子化し、効率化するシステムのことを指します。申請書や報告書などの書類はフォーマットを登録し、PCから簡単に出力することができるため、書類作成の手間が省けます。
また、紙による申請ではわかりづらかった進捗状況を従業員それぞれのPCから一目で確認できるようになります。
まとめ
日々の業務におけるムダは会議や書類の作成などに多く見られます。業務を効率化するためには、まずは一つひとつの業務コストを可視化し、改善すべき点を見つけることから始める必要があります。
しかし、社内のリソースだけで業務効率化を進めるには限界もあるでしょう。社内の課題解決に繋がりそうなツールを選び、少しずつ効率化を進めていきましょう。
