総務にもテレワークを。できない原因を解消し、誰もが安心して働ける会社へ

総務部におけるテレワークの実態

コロナ禍によってテレワーク移行が急速に進められており、多くの企業が何かしらの形でテレワークを導入しています。一方で、総務担当者のテレワーク化が進んでいない現状があります。

実際、総務担当者のほとんどは交代制もしくは週に何度か出社する形をとっており、完全テレワークに移行できた企業はごくわずかです。多くの企業で、最低でも1人は出社して業務を行なっています。全ての従業員をテレワークへ移行させたいと考えている企業であっても、総務という仕事の性質上、誰かが出社せざるを得ません。

コロナ禍のようなウイルス感染の恐れがある場合に限らず、災害が起こった場合など、今後も出社が難しくなる状況が考えられます。もしこのまま総務部門のテレワーク化が進まなければ、担当者はリスクのある状態で出社しなければならないのです。

総務部門のテレワークのメリット

総務部門のテレワーク移行を進めることで、企業と総務担当者それぞれに以下のようなメリットがあります。

企業側のメリット

感染症の流行や災害が起こっても、テレワークを導入していれば従業員の身の安全を確保しながら事業を継続できます。従業員が安全に業務を継続できる環境づくりは、BCP策定の観点から重要な要素となります。また、テレワークできる部門とそうでない部門の差がなくなることで、総務担当者の不公平感を減らせます。

加えて、テレワーク自体に生産性を向上させる効果が見込めます。通勤時間が削減できたり、周囲の声の聞こえない環境で仕事に集中できたりと、従業員の作業効率アップが図れます。

近年は、テレワークできるかどうかを求人応募の条件としている求職者も多く、優秀な人材確保や従業員のエンゲージメント向上という観点でも重要です。

総務担当者側のメリット

総務担当者は、自宅を出ることなく仕事ができるようになり、ウイルス感染リスクを低減できます。また、通勤時間がなくなることで効率の良い時間の使い方ができ、ワークライフバランスが向上すると考えられます。

現時点で他の部門がテレワークを実施している場合、出社しなければならないことでストレスを感じている総務担当者も多いことでしょう。テレワークが導入されれば、この差がなくなるため、精神的な負担も軽減できます。

総務部門のテレワークのデメリット

総務担当者の安全と安心を確保するためには、テレワーク導入が必要です。しかし、企業と総務担当者それぞれの立場において、以下のようなデメリットも考えられます。

企業側のデメリット

テレワークでは、社外に資料を持ち出して業務を行うため、セキュリティリスクが増加します。特に総務部門が扱う書類やデータは、経営に関わる情報や個人情報などを含むため、書類の紛失・盗難に細心の注意が必要です。

総務担当者が出社しなくなると、オフィスにかかってきた電話対応や郵便物の受け取りができないという問題も生じます。さらに、部門間連携の役割を担う総務部がいないことで、各部門が連携を取りづらくなる恐れもあります。

総務担当者側のデメリット

テレワークに移行することで業務のやり方が変わってしまい、慣れるまでは担当者自身が不便を感じることも考えられます。電話や郵便、押印の対応など、テレワークでは対応できない業務が増えることもデメリットです。

これまでは、オフィス内で気軽に話しかけることのできた同僚とも、チャットツールを通したテキストコミュニケーションがメインになります。それによって周囲とのコミュニケーションが取りにくくなる可能性もあります。

総務のテレワークを阻む「郵便物」と「紙」と「押印」

総務部門にテレワーク導入が進まない理由は、「郵便物」「紙」「押印」の3つだと言われています。ここでは、それぞれの業務内容と、テレワーク導入が難しい理由を解説します。

郵便物の対応

多くの企業では、契約書や請求書など会社宛に送られてきた郵送物を総務部門が受け取り、開封または担当者へ転送しています。会社の備品など、宅配物の受け取りも同様です。自社から書類や物品を発送する場合も、オフィスに出社している総務部門が対応しています。

もし総務部門が誰も出社しない場合、受領サインが必要な郵送物などを受け取れなかったり、取引先に送るべき書類が発送できなかったりと、業務に支障をきたしてしまいます。

紙の書類の管理

帳簿や決算書、証憑など、紙で保管しなければならない書類は、スペースや機密保持の関係上、オフィス内で管理することになります。日々の業務でそれらの書類が発生する限り、誰かが出社して管理しなければなりません。

社内でも紙帳票を使っている場合、総務担当者がそれらの管理する必要があります。総務部門が扱う紙の帳票や文書は、個人情報や会社の機密情報を含むことが多いため、セキュリティ面からもテレワークが難しいと言えるでしょう。

銀行や役所とやりとりする際も、紙の書面で申請しなければならないものが多く、総務部門が出社して対応することになります。

押印への対応

銀行や役所への提出書類や、取引先との契約書に角印が必要な場合、総務担当者が押印することになります。最近は電子上で契約書を交わす企業も増えていますが、相手が書面での提出を求める場合は、同様に書面への押印が必要となります。

また、社内の決裁においても、押印が必要な場合があります。物理的な書面や押印のやりとりが残っていると、総務担当者がテレワークに移行することは難しくなります。

総務のテレワーク推進のカギは

社員の安全を守るためには、できる限りテレワークに移行することが理想です。しかし、郵便物や紙、押印の対応のために、総務担当者が出社を余儀なくされています。この現状を打破し、総務部門のテレワークを推進するためには、以下の3点がカギとなります。

①ペーパーレス化

紙の書類をなくし、書面や契約を電子化することで、書類の管理や郵便物の対応といった業務負担を軽減し、テレワーク化を推進できます。他にも、ペーパーレス化によってコスト削減やオフィスの省スペース化、管理工数や紛失・劣化リスクの低減が実現できます。

ペーパーレスには、電子化ツールの導入や社内の意識変革が必要です。テレワーク推進の観点からも、ペーパーレス化に積極的に取り組みましょう。

ペーパーレス化のメリットについては、下記の関連記事にて詳しく紹介しています。

②手続きのIT化

押印が必要な手続きを電子申請に切り替えることで、誰も出社せずに手続きできるようになります。企業同士のやりとりや役所、銀行とのやりとりでも、電子申請に対応しているものは積極的に取り入れるようにしましょう。

テレワークの普及にともなって、さまざまな電話代行サービスや電子契約締結サービスが生まれています。自社の使い方に合ったサービスを見つけて導入するのもおすすめです。

③テレワークのセキュリティ強化

総務部門が扱う書類は機密情報であることが多いため、テレワークでのセキュリティ対策が重要になります。データ紛失や不正アクセス、デバイスの盗難などに備えて、セキュリティ対策が施されたシステムの利用や、業務上のルール徹底が必要です。

テレワークのセキュリティは、総務部門に限らず全ての部門において考えるべきことです。すでに他部門でテレワークを導入している場合は、既存の運用ルールを見直し、さらに強化できる部分がないか検討しましょう。

まとめ

コロナ禍により多くの人がテレワークを行う中、郵便物や紙の書類、押印の対応などで総務担当者が出社せざるを得ない状況があります。総務部門にテレワークを導入したいと考えていても、企業間のやりとりやセキュリティ面などで、導入が見送られるケースが多いのが現状です。

しかし、企業としてのBCPの策定や生産性向上、従業員の安全確保と不公平感軽減のためには、総務部門のテレワーク化が重要です。そのためには、ペーパーレス化や手続きのIT化推進、テレワークのセキュリティ強化がカギとなります。

社員全員がテレワークできる状態が望ましいものの、現実的には難しいため、IT化を進めて可能な限り出社を減らせるよう取り組みたいところです。テレワーク対応に向け、さまざまなITツールや高セキュリティなシステムを利用して、社員誰もが安心して働ける会社を目指しましょう。