業務管理とは？管理するべき業務や進め方、導入すべきシステムについて解説
業務管理とは？
業務管理とは、社内の業務を効率的し、人材や資金などの経営資源を適切にコントロールすることで合理的な経営を目指す方法のことです。
しかし、業務では膨大な情報を扱うため、手作業では管理しきれないのが実態です。
そのため、社内で行われている業務のプロセスなどを適切に管理するには、IT化に対応することが必須です。具体的には、業務管理システム等を導入することが考えられるでしょう。
業務管理システムには、ERP（Enterprise Resource Planning）と呼ばれる統合基幹業務システムや顧客情報の管理に適した「CRM（顧客管理システム）」、営業管理に適した「SFA（営業支援システム）などがあげられます。
業務管理が必要な理由
業務管理が必要な理由は、次の通りです。
- 部署間にまたがっている業務の一元管理
- 業務の効率化
- 内部統制のための業務適正化
業務管理は社内の部署間にまたがって処理されている業務を一元管理し、見える化することにより、部署間にまたがっている業務を一元化できます。これにより、無駄な業務処理を改善したり、属人的な仕事の進め方を見直せます。
また、業務管理を進め、会社法で規定された業務の適正化を確保することで、内部統制の強化にも役立ちます。
業務管理の具体的な内容
業務管理には次のように時間管理やタスク管理、従業員の健康管理など様々な内容を含んでいます。
時間管理
時間管理は業務に費やしている時間を管理することを指します。1つの業務あたりの時間を数値化して管理することで、業務の効率性や進捗、スケジュール管理などが可能になります。
特にプロジェクト型ビジネスなどでは適切な時間管理が成功のカギを握ります。
タスク管理
タスク管理は各従業員が抱えているタスクを社内で管理することを指します。
多くの会社では各従業員が個別にタスクを設定しており、社内や部署内で共有されていません。タスク管理を進めることで、タスクの担当者や進捗状況をメンバーで共有することができます。特に複数の担当者が参加するプロジェクトなどでは、タスク管理が必須です。
案件管理
案件管理とは、営業活動において発生する問い合わせや受注、取引先との商談の進捗状況を見える化し、適切に管理することを言います。
案件管理は受注・売上の見通しを立てるために必要な工程です。案件管理を一覧化し、対応記録と合わせて全体を把握することで、営業担当が次にすべきことを可視化できます。
従業員の健康管理
働き方改革が叫ばれる中、企業はますます従業員の健康を管理することが求められるようになってきました。労働安全衛生法第66条(*1)では、事業者は労働者に対して健康診断を実施することが義務付けられています。
また、最近では「健康経営」が注目されており、従業員の健康を適切に管理することを将来への投資と捉える動きが定着しはじめています。
健康管理システムなどを導入することで、従業員の健康診断やストレスチェックの結果を管理し、必要な従業員に指導やモニタリングを行うことができます。
顧客管理
顧客管理は取引のある顧客の情報を管理することを指します。
顧客の社名や所在地、連絡先などの基本情報はもちろん、商談や訪問結果、購入情報、日付情報（引合発生日、受注予定日等）、営業担当者（取引先・自社）、受注見込度などを一元管理します。
顧客管理によって集められた社内の情報を活用することで、マーケティングや購入から時間の経過した顧客へのアフターフォローなどに活用できます。
業務管理を進める上でのポイント
業務管理を進める上では、
- 業務の可視化
- PDCAサイクルの確立
- 各業務に応じたシステムの導入
などのポイントを押さえておく必要があります。
業務の可視化
業務管理は社内の生産性向上や業務の効率化を目的としています。業務の全体の流れ、業務のネックとなっている部分、より効率化できる部分などを洗い出すことで、業務効率化につなげることができます。
可視化された業務のムダや非効率は、社内で話し合いながら解決策を探っていきましょう。
PDCAサイクルの確立
業務管理は、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）のPDCAサイクルを継続的に回していくことが大切です。
例えば、Plan（計画）では社内の業務管理を定義し、運用にあたってのルールを決めます。その後、Do（実行）では決められたルールに従って対象となる業務を管理し、Check（評価）で現状の業務体制を評価します。最後にAction（改善）のフェーズでは評価をもとに業務の改善につなげていきます。
各業務に応じたシステムの導入
業務管理に取り組もうとしても、手間や時間がかかりうまく進められないことがあります。そのような場合は、専用のITシステムを導入してみましょう。
ITシステムを活用することで、さまざまな業務管理が効率的に行えるようになります。
例えば、勤怠システムは従業員の労務時間を計算し、残業の抑制や各従業員の負担割合の是正に効果を発揮します。また、タスク管理システムは従業員のタスク処理時間を計測することで進捗の確認やタスク配分に効果を発揮します。
業務管理システムの種類
業務管理システムは案件管理や販売管理、勤怠管理、営業管理、顧客管理などに特化したものが存在し、それぞれの業務管理に役立てることができます。
案件管理システム
案件管理システムとは、複数の案件をそれぞれ個別に管理し、原価や損益を計算してくれるシステムのことです。
仕掛中であっても案件別損益をリアルタイムで把握できるものや、案件ごとの予定作業時間と実績作業時間を管理できるものもあるので、プロジェクトを正確に管理する場合に効果を発揮します。
販売管理システム
販売管理システムは、商品受注後の出荷や請求など、販売業務で発生する一連の業務を管理するためのシステムを指します。また、請求書や見積書の発行といった帳票発行に関する機能を持つものも存在します。
販売管理システムは企業の売上や利益などの経営指標をデータ化、見える化できます。これにより、数値目標の達成に役立てられるほか、請求管理や納品管理機能により販売工数を減らしたり、各部署のフローを一元化することが可能です。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の出退勤に関する情報を管理するシステムです。従業員の労働時間を管理することで、残業時間や残業代の管理、仕事の配分に役立てることができます。
また、Excelを用いた手計算や集計の手間を軽減するため、入力ミスや不正を防止し、業務効率化を進めることができます。
勤怠管理システムの多くは人事管理システムの中に含まれていますが、勤怠管理システムの機能のみ単独で提供されているものもあります。
営業管理システム
営業管理システムはクライアントとの商談や営業プロセスの管理をするために導入されるシステムです。営業管理システムは「営業支援システム」とも呼ばれ、案件を受注する前の営業活動を支援してくれます。
営業活動は外回りや商談だけでなく、顧客情報の管理や更新、営業日報の作成、訪問計画の策定など多岐にわたります。
営業管理システムを導入することで、システム上でこれらの情報や資料のフォーマットを一元管理でき、営業の効率化を図ることができます。
顧客管理システム
顧客管理システムは顧客情報を一元管理し、自動メール配信や顧客リストの作成などマーケティングに活用できるシステムのことです。
また、顧客の問い合わせややり取りに関する過去のデータを保存する機能もあるため、コールセンターなどで導入が進められています。
案件管理システム「Reforma PSA」を導入するメリット
これまで、業務管理の必要性や各システムの有効性について説明してきました。その中でも、本ブログを運営する株式会社オロの案件管理システム「Reforma PSA」はクリエイティブ業界に特化した機能を持っており、導入前のデモ体験やサポート体制も充実しています。業務管理に課題を感じているなら、ぜひ検討してみてください。
広告・IT・Webなどの業界に特化した設計
案件管理システム「Reforma PSA」は、広告・IT・Web などの業界に特化した設計がなされており、案件を軸にした業務管理が可能です。
販売・購買・勤怠・経費を一元的に管理でき、ワンクリックで経営レポートを作成できるため、受注前や仕掛中の案件でも正確な経営数値をタイムリーに把握することができます。
広告・IT・Web制作業界は一般的に工数管理を行いますが、「Reforma PSA」であればこれらの工数集計を効率化することができます。
導入前のデモや各種サポートも充実
「Reforma PSA」はさまざまな機能を備えていますが、その中から必要な機能だけを揃えて購入することができるため、オーバースペックなシステムを高額で購入するよりも費用を抑えることができます。
また、初期費用は0円、月額ライセンス費用のみの契約となっているため、導入時のコストも心配する必要がありません。
無償サポートから有償による訪問サポートまで、ニーズに合わせたサポートを受けることも可能なため、はじめてのシステム導入でも安心です。
まとめ
人手不足や働き方改革の影響を受け、企業はこれまでより一層自社のリソースを有効活用して成果を出すことが求められるようになりました。
業務管理の徹底は今ある経営資源で最大限に成果を出すために必要な道筋であり、既存業務の見直しやシステムの導入によって大きく前進することができるでしょう。会社の状況に応じて適切な業務管理の方法を検討してみてください。
