勤怠管理とは？必要性や管理方法で気を付けるべきポイント
勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の始業・終業時間、休憩時間、遅刻・早退、休暇取得などの就業状況を企業側が把握し、管理することです。勤怠管理は労働基準法で定められた義務になります。時間外労働や休日出勤など、賃金が割増になる勤務時間についても使用者は正確に記録し、管理する責任があります。
厚生労働省が策定した『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』（*1）によると、勤怠管理を行うべき事業所は、農業や畜産業、水産業などの一部の事業を除くほとんどの事業所です。
同ガイドラインによれば、「労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者」は管理対象外とされています。つまり、管理監督者（部長や工場長など）以外の従業員は全員が管理対象です。また、あらかじめ決められた労働時間分を働いたとみなす「みなし労働時間制」が適用されている従業員も、勤怠管理の対象外です。
労働時間の定義
『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』(*1) における労働時間は、「使用者の指揮命令下に置かれている時間」「使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間」と定義されています。加えて、「参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により業務に必要な学習等を行っていた時間は労働時間に該当する」とされています。
端的に言えば、雇用主の指示で定められた労働日の始業時刻と終業時刻の差から休憩時間を引いたものが労働時間です。休日や深夜の労働であっても、雇用主や労働組合と協定を結んで割増賃金を支払うのであれば、労働時間として計算されます。
休憩時間の定義
休憩時間は、労働基準法第32条によると「労働時間が六時間を超える場合においては少なくとも四十五分、八時間を超える場合においては少なくとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない」と定められています。また、職場で一斉に与えなければならないとされていますが、労働組合と協定を結ぶことによって休憩時間をバラバラに取れるように変更することも可能です。
労働時間によって決められた休憩時間は必ず取得しなければなりません。休憩時間には業務を行わないことが原則ですので、雇用主も従業員も注意が必要です。
勤怠管理と就業管理の違い
勤怠管理と似た言葉に「就業管理」があります。就業管理とは、従業員の始業・終業時刻や休憩時間、休日を定め、働き方を総括的に管理することです。勤怠管理も就業管理の一環だと考えられるため、同義の言葉として使われる場合があります。
ただし、勤怠管理は従業員の労働時間を適正に把握・管理することが目的であるため、労働状況が法律に基づいて問題ないかどうかを判断するところまでは定められていません。
労働基準法に基づいた労働時間となっているか、従業員の心身の健康を守れる労働環境になっているかといった点まで広く管理するためには、就業管理が必要です。就業管理を行うためには、まず勤怠管理が適正に行われていなければならないのです。
勤怠管理が必要な5つの理由
企業にとって勤怠管理が必要な理由として、以下の5つが挙げられます。
- 法律で義務づけられているため
- 給与を正確に計算するため
- コンプライアンスを遵守するため
- 従業員の健康を守るため
- トラブルを回避するため
①法律で義務づけられているため
上述した通り、一部の事業を除いて、事業所が従業員の勤怠管理を行うことは、労働基準法に定められた義務です。労働基準法第32条に定められている「一週間について四十時間」「一日について八時間」 を超える労働をさせていないか判断するためにも、適正な勤怠管理が必要となります。
②給与を正確に計算するため
労働時間に応じて給与計算がなされますので、正確に計算するためには勤怠管理が欠かせません。始業・終業時刻だけでなく、割増賃金となる労働時間も把握することで、正しい残業代の計算が可能となります。給与の額が誤っていた場合、社会保険料や税金の額も変わってしまうので注意しましょう。
③コンプライアンスを遵守するため
法律や社会倫理を遵守していることを示すためにも、適正な勤怠管理が重要です。昨今、残業代の未払いや倫理観に欠けた働かせ方をする企業が問題となっていますが、その原因は不適切な勤怠管理によるものだと考えられます。企業としての健全さを保つためにも、適切な勤怠管理が大切なのです。
④従業員の健康を守るため
適正に勤怠管理を行っていれば、従業員の長時間労働による体調不良やメンタルヘルスの不調を未然に防ぐことができます。勤怠管理は、従業員ごとに勤務時間の偏りがないかどうか、健康を害するような働き方をさせていないかどうかを判断する上でも重要なのです。適切に勤怠が管理されていれば、業務負荷の配分や業務効率を見直すなど、労働環境の整備を行うことができます。
⑤トラブルを回避するため
たとえ従業員が自主的に長時間労働をしていたとしても、管理者側の問題として訴訟に発展する恐れがあります。実際、時間外勤務の割増賃金を支払わなかったとして、従業員からの訴訟を受けて未払い分の支払いを命じられた判例（*2）などもあります。
勤怠管理をしっかり行うことで、トラブル回避にもつながるのです。
勤怠管理で管理する項目
上述の理由から、正確な記録が求められる勤怠管理において、具体的にはどのような項目を管理しなければならないのでしょうか。以下で具体的に解説していきます。
出勤日・欠勤日
従業員が実際に出勤した日と欠勤した日を月単位で管理する必要があります。これは、休日の取得状況や休日出勤とその振替ができているかを把握するためです。また、欠勤があった場合には給与計算にも関わってきますので、重要な管理項目となります。
労働時間・休憩時間
適正な労働時間の把握と従業員の心身の健康維持のために、正確な労働時間と休憩時間の管理が欠かせません。賃金に関しては、労働基準法第24条に「全額を支払わなければならない」と定められているため、労働時間は原則として1分単位で管理することになります。
時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間
一般的に法定労働時間を超えた労働時間や、深夜時間帯の労働時間、休日出勤した際の労働時間は、割増賃金となります。そのため、通常の労働時間と区別して管理しなければなりません。また割増率もそれぞれ異なるため、各区分での労働時間を把握しておきましょう。ただし、企業によっては、みなし残業制（固定残業制）を採用しているケースもあり、一定時間の時間外労働がすでに賃金に含まれていることもあります。
みなし残業についてはこちらの記事をご覧ください。
年次有給休暇取得日数・残日数
年次有給休暇を与えることも労働基準法第39条で定められているため、従業員が適正な日数を取得しているか把握しなければなりません。あわせて、各従業員の年次有給休暇が何日残っているかも管理することで、法令違反や従業員とのトラブルを防げます。
勤怠管理の方法とメリット・デメリット
勤怠管理を行う方法は、主に5つです。
- 紙による出勤簿
- Excelによる管理表
- タイムカード
- 指紋認証・ICカード
- 勤怠管理システム
いずれの方法もメリットとデメリットがあるので、従業員の就業形態や企業規模にあわせて選びましょう。
紙による出勤簿
紙の出勤簿に各日の始業時間・就業時間などを記入する方法です。残業時間や遅刻・早退など、勤怠情報をすべて一枚の紙に書き込むため、一目で管理しやすいというメリットがあります。また、特別なシステムや機器を必要としませんので、初期費用を抑えることもできます。
しかし、すべて自己申告による記入であるため、書き換えや虚偽申告などの不正が起こりやすいというデメリットがあります。先述の『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』(*1)には以下のように定められています。
- 労働者に対し、出勤簿の運用について十分に説明を行う
- 申告された就業時間と在社時間に解離がある場合は実態調査を行う
- 申告する就業時間に上限を設けない
- 実際より短い就業時間で申告していないか確認を行う
Excelによる管理表
Excelなどの表計算ソフトを利用して、就業時間を管理する方法です。自由度が高く、各企業の働き方に合わせてカスタマイズできます。残業時間や休日の管理も可能で、関数で自動集計ができるというメリットもあります。はじめからパソコンにインストールされた表計算ソフトを利用すれば、費用をかけることなく運用が可能です。
ただし、紙の出勤簿と同様に自己申告となるため、入力ミスや虚偽申告をどう判断するのか、あらかじめ検討する必要があります。また、ひとつのファイルで複数人の管理を行う場合、誤って他人の記録を削除したり、計算式を書き換えたりしないよう注意しましょう。
タイムカード
専用のシートをタイムレコーダーに挿し込んで、勤務時間を打刻する方法です。タイムレコーダーとシートを準備するだけで運用開始できるので、導入時の初期費用を抑えることができます。従業員にとって操作が簡単で、書き換えによる不正を防ぐことができる点もメリットです。
一方、記録できる情報が限られている端末が多いため、勤怠管理に必要な情報のすべてを管理できないデメリットもあります。就業時間を集計できない端末だと別途計算の手間も発生し、転記ミスにつながる恐れもありますので注意しましょう。
また、端末がない場所での打刻ができないので、テレワークや社外勤務には不向きです。
指紋認証・ICカード
最近は、ICカードによる出退勤管理だけでなく、指紋認証による管理も行われています。出退勤時刻のごまかしや代理打刻ができないようになっており、より正確な勤怠管理が可能です。 専用の機器を使用することになるため、導入費用がかかります。認証機器が置いてある場所へ出勤することが前提となっているため、この方法もテレワークなど場所を問わない働き方には向いていません。
勤怠管理システム
多くの企業で使われているのが、専用システムで勤怠を管理する方法です。ICカードや指紋認証を用いて記録された社内への入退場時刻をシステムと連携させることで、就業時間が自動的に算出される仕組みです。第三者の書き換えを防ぎ、そのまま給与計算もできるというメリットがあります。
勤怠管理システムは、インターネット経由で提供されるクラウド型と、独自にシステムを構築して運用するオンプレミス型に大別することができます。企業規模や管理項目によって、どちらのタイプを使うか選びましょう。いずれにしてもシステム導入や運用にコストがかかるといったデメリットがあります。
最近ではPCログを活用し、勤怠管理を行うシステムもあります。テレワーク中心の企業にとっては、勤怠管理システムは欠かせない存在ともいえるでしょう。
勤怠管理が煩雑になるケース
ひとつの企業の中でも、働き方や働く人によって同じ方法で管理できない場合があります。一般的に考えられるのは、次の3つのケースです。
- パートやアルバイトなど雇用形態が多岐にわたる場合
- フレックス制やテレワークが中心となっている場合
- 扶養控除内で働きたい従業員を管理する場合
①パートやアルバイトなど雇用形態が多岐にわたる場合
正社員の雇用だけでなく、パートやアルバイト、契約社員などの非正規雇用も行っている企業の場合、一日の労働時間や時給が異なります。誰をどのように管理すべきなのか、従業員ごとに分けて考える必要があるので管理が煩雑になるケースが多いです。
②フレックス制やテレワークが中心となっている場合
事業所内での勤務だけでなく、リモートワークやサテライトオフィス勤務などのテレワークを導入している場合、働き方ごとの勤怠管理が必要です。フレックス制を取り入れている場合でも同様に、各従業員の出退勤時刻が変わってくるため、個別に管理しなければなりません。特にリモートワークの場合、就業時間を客観的に判断することが難しくなります。
③扶養控除内で働きたい従業員を管理する場合
配偶者の扶養に入っていて、扶養控除内での勤務を希望する従業員がいる場合、控除を受けられる所得額になるよう、労働時間を調整する必要があります。たとえば、所得税が発生しないようにしたい場合は103万円(*3)、配偶者の社会保険の扶養から外れないようにしたい場合は130万円(*4)が年収の上限となります。従業員が求めている条件を事前に把握しておきましょう。
働き方改革に伴う勤怠管理での注意点
労働人口の減少や価値観の多様化に伴って進められている働き方改革。柔軟な働き方が求められる一方、従来と同じ方法での管理が難しくなってきました。どのような点に注意して勤怠管理を行うべきなのか、働き方ごとに解説します。
残業時間の罰則付き上限規制
時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間と定められています。臨時的な特別の事情がある場合は、労働組合と特別条項付きの36協定を結んで上限を変更することも可能です。この時間外労働の上限（*5）は、2019年4月（中小企業は2020年4月）の労働基準法改定によって設けられました。
特別条項付きの36協定の具体的な規則は、以下の通りです。
- 時間外労働が年720時間以内
- 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
- 時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」（複数月平均）が全てひと月当たり80時間以内
- 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度
したがって、法定労働時間を超えた時間や休日の労働時間を把握し、規制されている上限を超えないよう厳しく管理する必要があります。違反した場合、使用者に対して6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。
時間外労働の上限規制の詳細について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
年次有給休暇取得義務化
2019年4月より、すべての企業は年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対し、最低年5日の有給休暇を取得させることが義務となりました（*6）。これは、上述の時間外労働の上限規制と同タイミングで施行された法改正によるものです。
年5日というのは最低限の取得日数でありすので、年次有給休暇の取得条件を満たしている従業員が付与された日数分を取得できるよう努めることが大切です。そして適切な年次有給休暇取得に向けて、取得日数の管理を行う必要があります。
年次有給休暇についての基礎知識は、以下の記事を参照ください。
フレックスタイム制の清算期間延長
始業時間や終業時間に幅を持たせるフレックスタイム制では、好きな時間に出退勤できるフレキシブルタイムと、必ず出勤していなければならないコアタイムを設定することができます。フレックスタイム制を導入した場合、総労働時間は清算期間内で計算することになりますので、使用者は総労働時間が足りているかどうか、所定労働時間をどれくらい超えているかを把握する必要があります。
清算期間は、2019年4月1日に施行された「働き方改革関連法」によって上限が3ヶ月に延長されました（*7）。そのため、支払うべき割増賃金は清算期間に応じて計算することになります。ただし、清算期間が1ヶ月より長い場合でも、一週間の平均労働時間が50時間を超えた分はその月内に残業代を支払わなければならないという点に注意しましょう。
勤務間インターバル制度の推進
2019年4月より、勤務間インターバル制度(*8)の導入が企業の努力義務となりました。勤務間インターバル制度とは、従業員が十分な休息を取れるよう、終業時刻から次の始業時刻までに一定のインターバルを設ける仕組みのことです。国が推奨するインターバルは、9〜11時間となっています。
たとえば残業して終業が遅くなったにもかかわらず始業時刻が変わらなければ、従業員の休息時間が短くなり、心身の健康に害を及ぼす可能性が高くなります。そのため、終業時刻が遅くなった場合には始業時刻を繰り下げる、またはインターバルと重複した翌日の所定労働時間は、働いていなくても労働したものとみなすといった対応が必要です。
勤務間インターバル制度において重要なのは、正しい終業・始業時刻の把握と、インターバル確保の確認です。加えて、インターバルと重複した時間をどう扱うか、会社規則を設けることも求められます。勤務間インターバル制度に対応するためにも、適正な勤怠管理が欠かせません。
自社に合った勤怠管理システムの選び方・比較ポイント
働き方改革によって多様な働き方が広がる中、適正かつ効率的な勤怠管理を行うために、勤怠管理システムの導入が必要になってくるでしょう。では、どのようなシステムを選べばいいのでしょうか。4つの選定ポイントをお伝えします。
クラウド型 or オンプレミス型
上述したように、勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。初期コストを抑えて導入するならクラウド型を選びましょう。ハードウェアを設置・維持する費用等が発生しないため手軽に導入することができます。
一方、自社独自のシステムを作りたい場合や、従業員数が多く管理が複雑な企業の場合は、一からシステムを構築するオンプレミス型がおすすめです。運用開始後のカスタマイズも融通が利くので、勤務ルールが変わった場合でも安心です。ただし、クラウド型よりも導入までの日数や費用がかかるというデメリットもあります。
セキュリティ面
勤怠管理には個人情報を含みますので、確実なセキュリティ対策を行わなければなりません。クラウド型を利用するなら、アプリケーションのアップデートや通信の暗号化がされているかといった点を確認し、セキュリティリスクの少ないシステムを選びましょう。
スマートフォン対応の可否
リモートワークを導入しているなら、スマートフォンから勤怠入力できるシステムを選ぶといいでしょう。外出先で仕事を終えた場合にそのまま終業時刻を入力することができますので、リアルタイムでの管理が可能となります。
他システムとの連携可否
勤怠情報は、人事情報や給与計算とも関連していますので、それらの情報と連携して管理できるシステムを選ぶと便利です。勤怠管理システムで出力したデータを、他のシステムへ反映させることができれば、書き写しによるミスや手間をなくすことができます。
勤怠管理を効率的に行うには
勤怠管理の効率化を考えたとき、勤怠管理システムの導入は欠かせません。従業員数が多かったり、多様な働き方を取り入れたりしている企業であればなおのこと、システム化することで効率的に管理できます。
集計した労働時間を給与計算やプロジェクトの工数管理に利用すれば、さらに業務の効率化が可能です。そのためには、自動的に他の機能へデータ転送できるシステムや、外部のツールと連携可能なシステムを選ぶといいでしょう。
労働時間の入力漏れを防ぎ、確認や修正作業を減らすことも、勤怠管理の効率化には重要なポイントです。工数など他の入力作業も一括で行えるシステムなら、従業員が覚えるべき操作や入力作業が減り、より効率的に管理できるようになります。
クラウドERP『ZAC』で勤怠情報を一括管理
多様な働き方に対応するため、複雑化する勤怠管理。労働基準法に則った上で、各企業のルールに合わせた管理ツールを利用することが大切です。
株式会社オロが提供するクラウドERP（Enterprise Resources Planning／基幹業務システム）『ZAC』なら、勤怠管理と同時にプロジェクトの工数管理も行うことができます。他の給与計算システムと連携するために、勤怠情報をCSVデータ出力することも可能。セキュリティオプションを利用した場合、スマートフォンから勤務時間を入力することもできますので、リモートワークを導入している企業でも安心です。
ZACの勤怠管理について、詳しくはこちら
勤怠管理は企業の義務であると同時に、給与計算や工数管理など、企業側にとって必要なデータを収集する手段でもあります。勤怠情報をさまざまなデータと連携させるなら、クラウドERPの導入も検討してみてください。
参考
*1：『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』
*2：厚生労働省 : 「確かめよう労働条件」 : 「割増賃金不払い」に関する具体的な裁判例の骨子と基本的な方向性
*3：国税庁 : 扶養控除
