導入事例
コンサルティング業 従業員数10名以上
株式会社アイ・パッション様の導入事例
顧客別・担当別の売上をいつでも手間なく出力可能に
管理部 石原 規子様
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データのアウトプットができなかった旧システム。
経営レポートの作成業務が煩雑に貴社の事業内容を教えてください。
石原様：人材紹介を中心とした採用コンサルティング、採用アウトソーシング、研修、組織コンサルティング事業を展開しています。"ZERO CANVAS"という新卒採用のコンサルティングサービスでは、キャリアアドバイザーとしてベストマッチを目指し、学生さんと接しております。 面接の受け方やESの書き方などのスキル面だけでなく、キャリアプランの立て方や志望動機など学生さん本来の価値観を引き出せるようなカウンセリングを心がけています。
Reforma PSA（以下、Reforma）導入前は、どのように案件管理をしていましたか。
石原様：スクラッチ開発のシステムで案件別の売上・利益など経営数値の管理と、受注・請求管理といった業務管理を行っていました。
ただ、システムに入力したデータを外部にアウトプットする機能がなかったため、レポーティングに時間がかかり経営数値の把握が遅れていました。レポート1つ作るだけでも、システム上に表示される数値をExcelに転記し、表やグラフを作成する必要がありました。期中の売上進捗や事業別・担当者別の売上実績など集計、分析が必要な経営数値については、月次の経営会議の直前に何時間もかけてレポートを作成してようやく把握できるという状況でした。
もちろんカスタマイズで機能の追加はできるものの、その都度費用が発生してしまうため、より費用対効果の優れたシステムがないのか探していました。 -
コストを抑えつつ、業務にマッチした機能を持っていた部分が導入の決め手
システム検討はどのように進められましたか。
石原様：当時、弊社の営業担当がReformaの上位版システム「ZAC」の導入を役員に持ち掛けたことがきっかけでした。
その後中小規模の企業向けに特化した、Reformaというシステムがあることを知り、他社システムも含めて検討したところ、最終的に役員からも好評だったReformaを選定しました。
Reformaを選定した理由は費用と機能、両方でメリットを感じられたからです。
まず費用面では初期費用をかけず導入でき、かつ必要な機能を必要な人数のみに絞って利用できるため、最低限のコストに抑えられます。当時利用していたシステムと比べてコストは10分の1以下まで抑えることが出来ました。
また機能面では、以前のシステムで課題だった「入力データのアウトプット」が標準機能として備わっているほか、案件登録を簡略化する機能として、既存の案件を引用して新規案件を登録する機能（定期案件登録）があったことも魅力的でした。
当時、毎月請求を行うサービスを行っていたため、数か月、数年分の案件をまとめて登録できるこちらの機能は従来のシステムにはない便利な機能だと感じていました。 -
経営データを手間なくアウトプットし、いつでも売上分析が可能に
導入後、当初の課題は解決されましたか？
石原様：アウトプット機能の活用により経営レポートの作成は大幅に楽になったと思います。
Reformaは入力したデータを、事業別・担当者別・顧客別など任意の集計軸でアウトプットできるので、経営レポートを作成する時間が大幅に削減されました。売上進捗の報告も今までは月次で精一杯でしたが、現在は日次で行えています。他にも、営業から「急ぎでこういう過去の売上データが欲しい」と依頼を受けた際もReformaから出したデータをそのまま提出できるなど、パートタイムの私でも日々の経理業務と並行し、余裕を持って役員や営業をサポートできるようになったのは嬉しいですね。 -
クラウド型システムで実現するテレワーク禍での業務管理
当初の課題以外で、導入の効果を感じられた部分はありますか。
石原様：新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークを実施している際も普段通りの業務管理が行えるのは大きな魅力だと感じました。
以前のシステム同様、Reformaで、請求書の発行や入金管理、支払管理など経理業務も行えますし、クラウド型のシステムなので社外からでも問題なく利用できます。おかげでテレワークを実施している顧客から「請求書は郵送ではなく、PDFデータで送ってほしい」と依頼を受けた際は、以前のように郵送業務のために出社することなくスムーズに対応できました。これは導入当時、想定していなかったクラウド型の業務システムならではの効果ですね。ご利用いただいて5年目になりますが、長く使われているからこそ感じるメリットはありますか。
石原様：継続して利用することで、より手間なく経営レポートを提出できるようになっています。導入前のデータは、以前のシステムからアウトプットすることが難しく、受注時のサービス申込書から数値を転記しなければならないということもありましたから。Reformaにデータを蓄積していくことで、より素早く過去データをアウトプットできるようになっています。
また、バージョンアップで機能が追加されていくのも嬉しいです。Reformaは各案件の営業段階から見込管理ができ、その後の受注・請求段階まで一気通貫で案件管理ができます。一方で、毎月請求を行うサービスの管理については、「定期案件登録」という機能で1年分の案件をまとめて作成できるものの、案件ごとに営業段階から受注段階にステータスを更新しければならず、少し手間がかかっていました。しかしバージョンアップにより、受注後のステータスから案件を登録できるようになったため、より少ない手間で案件管理ができるようになりました。業務で利用している機能がさらに便利になっていくのは、長く使っているからこそ感じられるメリットだと思います。最後にReformaのご活用について総括をお願いいたします。
石原様：以前のシステムと比べ、コストを10分の1以下に抑えつつ、課題だった売上進捗などの経営数値のレポーティングが月次から日次まで早期化できました。日々のバージョンアップで導入当時以上に業務管理がしやすくなりますし、使えば使うほど、データを蓄積すればするほど効果を実感できる案件管理システムだと思います。
本日はありがとうございました。
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【会社概要】株式会社アイ・パッション様
事業概要：
■人材紹介事業 許可番号：13-ユ-305843
「本質」でマッチングする、新卒採用へ。
活躍人材にこだわるエージェント。
ZERO CANVAS〈ゼロキャンバス〉
■採用コンサルティング事業（新卒、中途）
・活躍人材要件の分析、設定
・メディア、イベント選択など母集団形成立案
・選考フロー立案と採用メンバーの選定
・志望理由向上など動機形成立案
・内定者フォロー、人員配置アドバイスなど
■採用アウトソーシング事業
■研修、組織コンサルティング事業
所在地：〒153-0044 東京都目黒区大橋2-22-6 唐木ビル8階
設立：平成18（2006）年8月
社員数：18名（2020年10月現在）
インタビュー協力： 管理部 石原 規子様
